受発注業務は、商品の注文を受ける・発注するだけの業務ではありません。
実際には、見積依頼、発注、受注確認、在庫確認、出荷、請求、入金確認まで、複数の工程がつながって成り立っています。
どこか一つの工程で確認漏れや入力ミスが起こると、納期遅れ、誤出荷、請求ミスなどにつながる可能性があります。
特にBtoB取引では、取引先ごとに価格、納品条件、注文方法、締め日などが異なることも多く、受発注業務が複雑になりやすいです。
この記事では、受発注業務の基本的な流れを、発注から入金までの工程に分けて解説します。
あわせて、各工程で起こりやすいミスや、業務を効率化するためのポイントも紹介します。
目次
1. 受発注業務とは
受発注業務とは、商品やサービスの注文に関する一連の業務を指します。
「受注」は注文を受ける側の業務、「発注」は注文を出す側の業務です。
企業間取引では、どちらか一方だけでなく、仕入れ先への発注と、取引先からの受注の両方を管理する必要があります。
1-1. 受発注業務は「発注」と「受注」の両方を含む業務
受発注業務は、大きく分けると「発注業務」と「受注業務」に分かれます。
区分 | 主な内容 |
発注業務 | 必要な商品や資材を仕入れ先へ注文する業務 |
受注業務 | 取引先から注文を受け、出荷や請求につなげる業務 |
発注業務では、必要な商品や数量を確認し、仕入れ先へ注文を出します。
発注漏れや数量ミスがあると、在庫不足や納期遅れにつながります。
一方、受注業務では、取引先から届いた注文内容を確認し、在庫や納期を確認したうえで出荷・請求へ進めます。
品番や数量、単価の入力ミスがあると、誤出荷や請求金額のズレが発生する可能性があります。
つまり受発注業務は、社内だけで完結する作業ではなく、取引先・仕入れ先・物流・経理など、複数の関係者が関わる業務です。
1-2. BtoB取引では見積・在庫確認・請求まで含めて管理が必要
BtoB取引では、注文を受けて終わりではありません。
注文前に見積が必要なケースもあれば、取引先ごとに価格や掛け率が異なるケースもあります。
また、在庫状況や納期を確認してから受注を確定することもあります。
そのため、受発注業務では以下のような情報を正確に管理することが重要です。
- 商品名、品番、数量
- 取引先ごとの価格や掛け率
- 見積条件
- 在庫数
- 納期
- 出荷状況
- 請求金額
- 入金状況
これらの情報が担当者ごとに分散していると、確認作業が増えたり、担当者不在時に対応できなくなったりします。
受発注業務を安定して回すには、業務全体の流れを整理し、どの工程で誰が何を確認するのかを明確にすることが大切です。
2. 受発注業務の基本的な流れ
最初に、受発注業務の全体像を確認しましょう。
受発注業務は、見積から入金確認まで複数の工程で構成されています。
前工程の情報が次の工程に引き継がれるため、見積や発注の段階で情報があいまいだと、出荷や請求の工程でミスが発生しやすくなります。
2-1. 見積から受注確認までの流れ
受発注業務の前半では、取引条件を確認し、正式な注文内容を確定します。
工程 | 主な内容 | 確認すべき項目 |
見積依頼・見積作成 | 価格・数量・納期などの条件を確認する | 商品、数量、単価、納期、見積有効期限 |
発注 | 注文書やシステムで正式に注文する | 発注先、商品、数量、希望納期、納品先 |
受注確認 | 注文内容と取引条件を確認する | 取引先、品番、数量、単価、納品先 |
見積や発注の段階で商品・数量・単価に誤りがあると、後工程で修正対応が必要になります。
特にBtoB取引では、取引先ごとに価格や掛け率が異なる場合があるため、受注確認の時点で条件をそろえておくことが重要です。
2-2. 在庫確認から出荷・納品までの流れ
受注内容が確定したら、在庫や納期を確認し、出荷・納品へ進みます。
工程 | 主な内容 | 確認すべき項目 |
在庫確認・納期回答 | 在庫や出荷可能日を確認する | 在庫数、引当数、入荷予定日、出荷可能日 |
出荷・納品 | 商品を出荷し、納品書などを発行する | 出荷商品、数量、配送先、納品書 |
2-3. 請求から入金確認までの流れ
商品を納品した後は、取引条件に基づいて請求を行い、入金状況を確認します。
工程 | 主な内容 | 確認すべき項目 |
請求 | 請求書を発行する | 請求先、単価、数量、締め日、支払い条件 |
入金確認 | 請求金額どおりに入金されたか確認する | 入金額、入金日、振込名義、未入金の有無 |
請求金額や支払い条件に誤りがあると、取引先からの問い合わせや差し戻しにつながります。
見積・受注・出荷・請求の情報をつなげて管理し、入金確認まで追跡できる状態にしておくことが重要です。
3. 受発注業務の流れで起こりやすいミス
受発注業務では、工程ごとに発生しやすいミスが異なります。
工程 | 起こりやすいミス | 防止のポイント |
見積 | 単価・条件の誤り | 取引先別価格を一元管理する |
発注 | 品番・数量の入力ミス | 注文内容を記録として残す |
受注確認 | 注文漏れ・重複処理 | 受付状況を見える化する |
在庫確認 | 納期回答の遅れ | 在庫情報を共有する |
出荷 | 誤出荷・納品先間違い | 出荷前に注文内容と照合する |
請求 | 請求金額のズレ | 見積・受注・請求情報を連携する |
入金確認 | 未入金の見落とし | 入金ステータスを管理する |
| 発注ミスが起こる原因や、数量・品番の入力ミスを防ぐ具体的な対策については、こちらの記事で詳しく解説しています。 発注ミスの対策7つ｜原因別の防止策と再発させない仕組みづくり |
4. 受発注業務の流れを整理するときのポイント
受発注業務を効率化するには、いきなりシステムを導入するのではなく、まず現在の業務フローを見える化することが重要です。
整理するときは、以下の4点を確認します。
整理項目 | 見るべきポイント |
注文受付方法 | FAX、電話、メール、Webフォーム、営業経由など |
工程ごとの担当者 | 誰が、どの工程を担当しているか |
取引先ごとのルール | 価格、掛け率、納品先、締め日、指定帳票など |
手入力・二重入力 | 同じ情報を複数回入力していないか |
| 取引先別の条件管理や、注文ステータスをミスなく管理する方法については、こちらの記事も参考になります。 受発注管理の方法と課題｜ミスなく回す仕組みづくりを解説 |
5. 受発注業務を効率化する方法
業務フローを整理したら、改善効果が出やすい箇所から順に見直します。 
効率化の目的は、単に作業時間を短くすることだけではありません。
ミスを減らし、担当者が変わっても同じ品質で業務を回せる状態をつくることが重要です。
5-1. 業務フローを標準化する
まず取り組みたいのが、業務フローの標準化です。
受発注業務が担当者ごとに異なる手順で進んでいると、確認漏れや引き継ぎミスが起こりやすくなります。
注文受付後に確認する項目、在庫確認のタイミング、納期回答の方法、出荷前の確認内容などを整理し、誰が担当しても同じ流れで処理できる状態をつくりましょう。
標準化することで、担当者の経験や記憶に頼った運用を減らし、業務の抜け漏れを防ぎやすくなります。
5-2. 注文情報を一元管理する
次に、FAX、メール、エクセル、販売管理システムなどに分散している注文情報を一元管理します。
注文情報が分散していると、注文状況を確認するだけでも時間がかかります。
また、担当者が不在の場合に、別の担当者が対応状況を把握できないこともあります。
注文履歴、処理ステータス、取引先情報、価格条件などをまとめて管理できる状態にすると、確認作業や重複対応を減らしやすくなります。
5-3. FAX・電話・メール注文をWeb化する
FAX、電話、メールでの注文は、取引先にとって使い慣れた方法である一方、社内では手入力や確認作業が多くなりやすいです。
注文方法をWeb化すると、取引先が画面上で商品を選び、数量や納品先を入力できるため、社内での転記作業を減らせます。
ただし、取引先に突然注文方法の変更を求めると、反発や混乱につながる可能性があります。
移行期間を設け、取引先にとって使いやすい代替手段を用意しながら進めることが大切です。
| 取引先との関係を壊さずにFAX廃止を進める方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。 取引先とのFAX廃止はどう進める？関係を壊さない4つの進め方 |
5-4. 受発注システムを活用する
業務フローを整理し、手入力や確認作業が多い箇所が見えてきたら、受発注システムの活用も選択肢になります。
受発注システムを活用すると、注文受付、注文履歴、商品情報、取引先別価格、在庫確認、帳票出力などをWeb上で管理しやすくなります。
たとえば、以下のような課題がある場合は、システム化による効果を検討しやすいでしょう。
- FAXや電話注文の入力作業を減らしたい
- 注文履歴を取引先ごとに確認したい
- 商品情報や価格情報を一元管理したい
- 取引先ごとの価格や表示商品を分けたい
- 在庫確認や納期回答の問い合わせを減らしたい
- 受注から請求までの情報をつなげたい
ただし、受発注システムを導入すれば、すべての課題が自動的に解決するわけではありません。
現在の業務フロー、取引先ごとのルール、必要な機能、運用体制を整理したうえで、自社に合う仕組みを選ぶことが重要です。
| 中小企業向けの受発注システムの選び方や、費用を抑えて導入するポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。 中小企業向け受発注システムの選び方｜費用を抑えて失敗しない導入ガイド |
| 受発注システムの種類や、パッケージ型・カスタマイズ開発・スクラッチ開発の違いを知りたい場合は、こちらの記事も参考になります。 受発注システムの種類を比較｜パッケージ型・カスタマイズ・スクラッチの違い |
6. まとめ
受発注業務は、見積、発注、受注確認、在庫確認、出荷、請求、入金確認まで、複数の工程で構成されています。
それぞれの工程で確認すべき項目が多く、取引先ごとの価格や納品条件が異なる場合は、業務がさらに複雑になりやすくなります。
受発注業務の流れを整理する際は、以下のポイントを確認しましょう。
- 見積から入金までの工程を把握する
- 工程ごとの担当者と確認内容を整理する
- 取引先ごとの注文ルールを可視化する
- 手入力や二重入力が発生している箇所を確認する
- ミスが起こりやすい工程から改善する
受発注業務を効率化するには、まず現在の業務フローを見える化することが大切です。
そのうえで、注文情報の一元管理、業務フローの標準化、FAX・電話・メール注文のWeb化、受発注システムの活用などを段階的に検討しましょう。
特に、商品情報や価格条件、注文履歴が複数のファイルや担当者ごとの管理に分散している場合は、Web上で情報をまとめて管理できる仕組みが役立ちます。
WONDERCARTでは、商品情報の確認、注文受付、見積書作成、取引先別の価格表示などをWeb上で行えます。
受発注業務の流れを整理しながら、取引先にも使いやすい形でWeb化を進めたい場合の選択肢になります。
受発注業務のムダやミスを減らしたい場合は、まず自社の業務フローを整理し、どの工程から改善すべきかを確認してみましょう。
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