「受発注管理をしっかりしたいが、何から始めればよいかわからない……」
このような悩みに直面している方は、多いのではないでしょうか。
近年、企業間取引のデジタル化が加速し、受発注業務の効率化が急務となっています。
受発注管理を適切に行わないと、業務の停滞や大きなトラブルにつながりかねません。一方、効果的な受発注管理は、業務の生産性向上とコスト削減に直結します。
この記事では、受発注管理の基本知識から、効率化のための具体的な方法まで解説します。
最後までお読みいただくと、受発注管理の重要性や改善の具体的なプロセスがわかり、自社の業務改善に役立てられるはずです。さっそく見ていきましょう。
目次
1. 受発注管理とは？基本の知識
まず、受発注管理の基本的な知識から確認していきましょう。以下のポイントを解説します。
- 受発注管理とは何か
- 受注管理で行う業務
- 発注管理で行う業務
- 受発注管理が重要な理由
1-1. 受発注管理とは何か
受発注管理とは、企業の商取引において、受注（販売）と発注（購買）に関わる一連の業務を効率的かつ効果的に管理することです。
受注側では顧客からの注文を受け付け、適切な商品手配と納期調整を行います。発注側では仕入先への発注や入荷管理が業務となります。
【受発注管理の目的】
・顧客満足度の向上：納期厳守や迅速な対応により、顧客満足度を高めます。
・取引先との関係強化：受発注業務を円滑に進め、取引先との信頼関係を構築することを重視します。
・在庫の適正化：過剰在庫や欠品を防ぎ、適正な在庫水準を維持することを目指します。
・業務効率の向上：一連の業務を効率化し、リードタイムの短縮や人的負荷の軽減を目標とします。
この受発注管理は、「受注管理」と「発注管理」に大別できます。企業によって詳細は異なるものの、以下では一般的な業務内容を確認しましょう。
1-2. 受注管理で行う業務
まず、「受注管理」は、顧客からの注文を適切に処理し、納品までの一連の業務を管理することです。
具体的には、受注データの登録、在庫確認、納期回答、出荷手配、請求書発行などが業務となります。
【受注管理の主要タスク】
・受注内容の確認：顧客からの注文内容を確認し、必要な情報を収集します。
・受注データの登録：注文内容をシステムに登録し、受注データを作成します。
・在庫確認と手配：受注内容に基づき、在庫状況を確認し、必要に応じて発注手配を行います。
・納期回答：在庫状況や生産スケジュールを考慮し、顧客に納期を回答します。
・出荷手配：商品の梱包、出荷ラベルの作成、配送手配など、出荷に必要な準備（またはその指示）を行います。
・請求書発行：納品完了後、顧客に請求書を発行します。
受注管理では、顧客の要望を的確に把握し、それに対して迅速かつ適切に対応することが求められます。
1-3. 発注管理で行う業務
次に「発注管理」は、販売予測や在庫状況に基づいて、必要な商品を適切なタイミングで仕入れることを目的とした業務です。
業務としては、発注計画の策定、発注処理、入荷処理、支払処理、在庫管理などがあります。
【発注管理の主要タスク】
・発注計画の策定：販売予測や在庫状況を分析し、仕入れる商品の種類や数量、時期を決定します。
・発注処理の実行：仕入先に発注書を送付し、発注内容を確認します。必要に応じて、発注条件の交渉を行います。
・入荷処理の実施：仕入先から商品が届いたら、数量や品質を入念にチェックし、在庫データを速やかに更新します。
・在庫管理の徹底：在庫状況を定期的にモニタリングし、適正な在庫水準を維持するように調整します。
発注管理では、適切なタイミングで発注を行い、安定的な商品供給を実現することが求められます。
1-4. 受発注管理が重要な理由
受発注管理は重要な業務ですが、その理由は、企業の収益性に直結するからです。
適切な受発注管理を実践すれば、在庫の適正化、業務効率の向上、コスト削減などのメリットを享受できます。
【受発注管理の重要性】
・生産性の向上：受発注業務の非効率を排除し、業務フローを最適化し、全体の生産性を向上させます。
・コストの最適化：業務処理コストや在庫管理コストを最適化し、企業の収益性を改善します。
・キャッシュフローの改善：在庫の適正化により、資金の効率的な運用が可能になります。
・機会損失の防止：需要に見合った適切な在庫管理により、販売機会の損失を防ぎます。
・顧客や取引先との長期的な関係構築：適切な受発注管理は、顧客や取引先からの信頼を獲得し、長期的な関係を構築することにつながります。
一方、受発注管理がうまくいかないと、さまざまな問題が発生します。具体的にどのような問題が生じるのか、続けてご覧ください。
2. 受発注管理がうまくいかないと生じる5つの問題
受発注管理が適切に行われないと、企業にさまざまな問題が生じます。ここでは、その代表的な問題について説明します。
- 納期の遅延や誤出荷
- 機会損失
- 属人化
- 部門間の連携不足
- 受発注業務の非効率化とコスト増大
2-1. 納期の遅延や誤出荷
1つめの問題は「納期の遅延や誤出荷」です。
受発注管理がうまくいかないと、納期の遅延や誤出荷が発生し、ビジネスに大きな支障をきたします。
【納期遅延や誤出荷の具体的な問題例】
・顧客への納品遅延：顧客への納品が遅れたために、長年築いてきた信頼関係が損なわれ、取引を打ち切られるリスクがあります。
・誤出荷によるクレーム多発：商品の出荷ミスが相次ぎ、大量の苦情が寄せられます。商品の回収と再送に多額の費用がかさむことになります。
・納期遅延に伴う損害賠償：納期遅延により顧客の事業に支障をきたしたとして、多額の損害賠償請求を受ける可能性があります。
・スケジュール管理の混乱：納期遅延の影響で、その後の業務スケジュールが大幅に狂い、多方面に悪影響が波及してしまいます。
・評判悪化による新規顧客獲得の難化：納期遅延や誤出荷の話が業界内で広まり、新規顧客の獲得がより難しくなる事態を招きます。
確実な受発注管理は、ビジネスの基本です。課題を抱えている場合、改善は急務といえるでしょう。
2-2. 機会損失
2つめの問題は「機会損失」です。
受発注管理に問題があると、販売機会を逃すという損失も生じます。
【受発注管理の問題により生じる機会損失の具体例】
・在庫切れによる販売機会の喪失：注文受付時に在庫切れが発覚すると、せっかくの注文をお断りせざるを得なくなります。
・品切れ時の代替品提案の遅れ：品切れが発生した際、顧客に適切な代替品を速やかに提案できず、受注のチャンスを逸します。
・顧客ニーズへの対応遅れ：新商品の発注や流行品の仕入れが遅れ、ニーズを捉えられずに収益機会を失います。
・競合他社への顧客流出：品切れや納期遅延が続けば、顧客が競合他社に流れてしまうリスクが高まります。
機会損失は、目に見えないところで確実に売上を押し下げています。需要予測と在庫管理の最適化が欠かせません。
2-3. 属人化
3つめの問題は「属人化」です。
受発注管理の属人化も大きな問題です。特定の担当者にノウハウが集中し、その人がいないと業務が回らなくなります。
【受発注管理の属人化がもたらす具体的な問題例】
・担当者不在時の業務停滞：担当者が欠勤や休暇で不在の際、業務が大幅に滞ってしまいます。
・引継ぎの不備：担当者が交代する場合、属人化したノウハウのすべてを引継ぐのは難しく、ミスが多発したり、顧客に迷惑をかけたりする事態に陥ります。
・担当者の心理的負担増大：属人化により、担当者は休みづらくなったり、重圧を感じたりと、心理的負担が高まります。
属人化を解消するには、業務の「見える化」とマニュアル化、そして計画的な教育が不可欠です。
2-4. 部門間の連携不足
4つめの問題は「部門間の連携不足」です。
受発注管理は、営業、調達、物流、経理など、複数部門が関わる業務です。部門間の連携不足は、大きな支障をきたします。
【部門間の連携不足が引き起こす具体的な問題例】
・調達計画と販売計画のズレ：調達部門と営業部門の連携不足により、調達計画と販売計画にズレが生じ、機会損失や在庫過多を招きます。
・納期回答の遅延：問い合わせ受付など直接顧客と接する担当者は、必要な情報が不足して、顧客への納期回答が遅れがちになります。
連携不足により、営業担当者は顧客に頭を下げて周り、調達担当者は仕入れ先に頭を下げて周る——、といった状況が常態化している組織も、少なくありません。
現場のストレスやプレッシャーは、相当なものがあります。
2-5. 受発注業務の非効率化とコスト増大
5つめの問題は「受発注業務の非効率化とコスト増大」です。
前述の通り、納期遅延や誤出荷、機会損失、属人化、部門間の連携不足など、受発注管理のさまざまな問題は、業務の非効率化とコスト増大につながります。
【受発注管理の問題が招く非効率化とコスト増大の具体例】
・手作業とミスの多発による工数の浪費：受発注データの手入力や紙ベースのやり取りなどの手作業が多いと、膨大な工数を浪費します。ミスが多発すると手戻りが発生し、さらに非効率になります。
・在庫の過不足によるコスト増大：納期遅延や需要予測の失敗などで在庫管理が適切でないと、過剰在庫による保管コストの増大や、欠品による機会損失コストが生じます。
・緊急対応による高コストの発生：納期遅延や誤出荷などの問題に緊急対応するため、高コストの特急便や残業代が発生します。
このように、受発注管理の問題は複合的に絡み合って、業務全体の効率を下げ、コストを押し上げてしまうのです。受発注管理の改善は、重要な経営課題といえるでしょう。
以上、5つの問題を取り上げました。
続いて以下では、どのように改善していけばよいか、見ていきましょう。
3. 受発注管理業務を改善し効率化する流れ
ここでは、受発注管理業務を改善し効率化する流れについて、3つのステップで解説します。
※クリックで該当の手順に飛べます。
3-1. ステップ1：現状分析と課題特定
1つめのステップは「現状分析と課題特定」です。
受発注管理の効率化を進めるためには、まず現状分析を行い、課題を特定することが重要です。
業務フローを可視化し、各工程での問題点や非効率な部分を洗い出します。課題の優先順位を決め、改善の方向性を明らかにすることが、効率化の第一歩となります。
【現状分析のポイント】
・業務フローの可視化：受注から納品までの一連の流れを図式化し、全体像を把握します。
・リードタイムの計測：各工程にかかる時間を計測し、ボトルネック（妨げとなっている箇所）を特定します。
・エラー率の把握：ミスや手戻りが発生している箇所を特定し、原因を分析します。
・コストの可視化：受発注管理に関わるコストを可視化し、無駄を特定します。
・関係者へのヒアリング：現場の担当者から問題点や改善案を聞き出します。
現状分析を通じて、受発注管理における課題を明確化し、改善のための土台を作りましょう。
3-2. ステップ2：改善策の検討と導入
2つめのステップは「改善策の検討と導入」です。
現状分析で特定した課題をもとに、改善策を検討することが次のステップです。
人手に頼る部分の自動化、業務フローの見直し、システム導入など、さまざまな角度から改善策を検討します。
改善策の導入にあたっては、コストと効果のバランスを見極め、段階的に進めることが重要です。
※以下は簡易的な説明となっていますが、後ほど詳説します。
【改善策の例】
・受発注管理システムの導入：受発注業務を一元管理するシステムを導入します。
・EDIの活用：取引先とのデータ交換をEDI（電子データ交換）で行い、業務を自動化します。
・RPAの導入：定型的な業務をRPA（ソフトウェアロボットによる業務自動化）で自動化し、人的ミスを防ぎます。
・ワークフローの見直し：無駄な工程を省き、業務フローをスリム化します。
改善策の検討では、自社の業務特性や課題に合わせたオーダーメイドの施策が求められます。画一的な方法ではなく、自社の状況に適した改善策を見出すことが重要です。
3-3. ステップ3：運用と効果測定
3つめのステップは「運用と効果測定」です。
改善策を導入したら、マニュアルの整備や教育を行い、全社的な浸透を図りましょう。また、定期的に効果を測定し、さらなる改善につなげます。
【運用定着のポイント】
・マニュアルの整備：新しい業務フローやシステムの操作手順を明文化します。
・教育・トレーニングの実施：従業員に対して、定期的な教育・トレーニングを行います。
・モニタリングの実施：新しい運用が定着しているか、定期的にモニタリングします。
・効果測定の実施：改善効果を定量的に測定し、課題を抽出します。
・継続的改善の実施：効果測定の結果をもとに、継続的に改善を進めます。
運用定着では、現場の従業員の理解と協力が不可欠です。トップダウンではなく、現場の声を反映しながら、全社一丸となって取り組むことが鍵となります。
4. 受発注管理の具体的な効率化施策の例
先ほど、受発注管理の改善策の例について簡易的に触れました。ここでは、もう少し掘り下げて施策を見ていきましょう。4つの施策をご紹介します。
- 受発注管理システムの導入
- EDIの活用
- RPAの導入
- ワークフローシステムの導入
4-1. 受発注管理システムの導入
1つめの施策は「受発注管理システムの導入」です。
受発注管理システムとは、受注から発注までの一連の業務を一元的に管理するためのツールを指します。受発注管理システムを導入すると、受発注業務の一元管理が実現します。
導入するシステムの内容にもよりますが、一般的には、受注情報・在庫情報・発注情報をリアルタイムに連携させ、業務効率を大幅に向上させる効果が期待できます。
【受発注管理システム導入のメリット】
・業務の自動化：受注、発注、在庫管理など、定型的な業務を自動化し、作業負荷を大幅に軽減します。
・情報の一元管理：受注情報、在庫情報、発注情報を一元的に管理し、情報の整合性を保ちます。
・リアルタイムな情報共有：受注から納品までの進捗状況をリアルタイムに把握し、迅速な対応を可能にします。
・ペーパーレス化：紙の書類を電子化し、保管スペースを削減し、検索性を高めます。
・業務の標準化：業務手順を標準化し、属人化を防ぎ、業務の継続性を確保します。
受発注管理システムは、業務の自動化と効率化に大きく寄与するツールです。自社の業務特性に合わせたシステムを選定し、導入することが大切です。
関連記事：受発注システムとは？3つの種類とデメリットや導入手順まで解説
4-2. EDIの活用
2つめの施策は「EDIの活用」です。
EDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）とは、企業間で取引情報を標準的な形式で電子的に交換する仕組みです。異なるシステム間でもデータを自動的に処理できるため、業務の効率化と迅速化が可能になります。
EDIの浸透度合いは業界によって異なりますが、大手企業を中心とするサプライチェーンでは、EDIが必須の取引手段となっているケースも多いでしょう。
【EDI活用のメリット】
・業務の自動化：注文書や請求書のやり取りを自動化し、人手を介する作業を削減します。
・データの正確性向上：データの入力ミスや転記ミスを防止し、データの正確性を高めます。
・処理のスピードアップ：郵送やFAXでの処理に比べ、データ交換のスピードを大幅に向上させます。
・コストの削減：郵送料や印刷コストを削減し、業務コストの最適化を図ります。
・ペーパーレス化：紙の書類を電子化し、保管スペースを削減し、環境負荷を低減します。
EDIは、自社と取引先のシステム環境に合わせた導入方式を選定し、円滑な運用を図ることが重要です。
※具体的なEDIとしては、中小企業の場合、中小企業取引に最適化・標準化された「中小企業共通EDI」があります。詳細は中小企業庁の以下のページにて、確認できます。
4-3. RPAの導入
3つめの施策は「RPAの導入」です。
RPA（Robotic Process Automation：ソフトウェアロボットによる業務自動化）とは、ルールに基づくタスクを自動化するための技術です。人間が行う定型的な業務プロセスを、ソフトウェア上の仮想ロボットが代行して処理します。
RPAを導入すると、定型的な業務を自動化し、業務効率の大幅な改善を実現できます。
たとえば、受注データの入力や発注書の作成など、従来は人手に頼っていた単純作業をRPAに任せて、業務の効率化と品質向上を同時に図れます。
【RPA導入のメリット】
・業務の自動化：定型的な業務を自動化し、人的リソースを高付加価値な業務にシフトできます。
・処理のスピードアップ：RPAは人間よりも高速かつ大量のデータ処理が可能で、業務の迅速化を実現します。
・ミスの防止：人的ミスを排除し、業務品質の安定化と向上を実現します。
・コストの最適化：人件費を削減し、業務コストの最適化を図れます。
RPAは高度な技術であるがゆえに、導入・運用コストは高額になる傾向があります。一方、効率化には威力を発揮するツールであり、長期的な視点で投資対効果を検討する必要があります。
※RPA導入の詳細は、中小機構が運営するJ-Net21の以下ページが参考になります。
4-4. ワークフローシステムの導入
4つめの施策は「ワークフローシステムの導入」です。
ワークフローシステムとは、業務の流れ（業務フロー）を管理するためのツールです。
具体的には、業務のステップごとにタスクを設定し、担当者や期限を割り当て、業務の進捗状況を可視化します。
たとえば、発注書の承認や差し戻しなどの判断が必要な場合、ワークフローシステムに決裁プロセスを組み込めます。
【ワークフローシステム導入のメリット】
・業務フローの可視化：受発注業務の全体像を可視化し、業務の流れを把握しやすくします。
・停滞や滞留の防止：各工程の処理状況を明確にし、業務の停滞や滞留を未然に防ぎます。
・承認フローの設定：承認フローを設定して、ミスや不正を防止し、業務の正確性を高めます。
・コミュニケーションの円滑化：関係者間のコミュニケーションを円滑化し、情報共有を促進します。
ワークフローシステムは、業務プロセスの最適化と可視化に寄与するツールです。自社の業務フローに合わせたシステムを導入し、ルールを明確化して運用しましょう。
※実際のワークフローシステムの例として、以下があります。
・ジョブカンワークフロー：稟議などのあらゆる社内申請に対応したクラウドワークフローシステム。
・サイボウズOffice：中小企業向けグループウェア。ワークフローやスケジュール共有の機能が充実。
・rakumo ワークフロー：多くの申請・承認業務の電子化が可能。Google Workspaceと連携。
5. 取扱商品数が多い商社やメーカーにおすすめの受発注管理方法
受発注管理の効率化がより重要になるのは、取扱商品数が多い商社やメーカーです。ここでは、そのようなケースにおすすめの管理方法をご紹介します。
- カタログデータを有効活用する
- 商社・メーカーにおすすめのツール
5-1. カタログデータを有効活用する
取扱商品が多岐にわたる場合、カタログ形式ですでに保有している商品データを、戦略的に活用することが重要です。
カタログ制作データを受発注管理システムに統合すると、商品情報の検索性が向上し、業務効率が飛躍的に高まります。さらに、このデータを営業活動にも活用すれば、全体最適が図れます。
【カタログデータ活用のメリット】
・商品情報の一元管理：膨大な商品情報をカタログ形式で体系的に管理できます。
・商品検索の効率化：高度な検索機能により、受発注業務のスピードが格段に向上します。
・受発注ミスの防止：正確な商品情報の共有により、人為的ミスを最小限に抑えられます。
・商談の効率化：重いカタログを持ち歩かなくても、即時に詳細な商品情報を提示でき、商談をスムーズに進行できます。
5-2. 商社・メーカーにおすすめのツール
商社やメーカーのカタログデータを有効に活用するために、おすすめのサービスとして「WONDERCART」があります。
「WONDERCART」は、カタログ制作データを二次活用し、商品情報の管理から提案書や見積書の作成まで一貫してサポートする、先進的なクラウドサービスです。
利便性の高い検索機能、提案書の作成、在庫管理など、多岐にわたる機能を提供します。バックオフィスの業務効率化にとどまらず、商品情報を介した営業活動との連携強化も実現します。
商社やメーカーの業務効率の向上とビジネス拡大を両立させる強力なツールとなっています。
詳しくは以下のページより、ご確認ください。
6. まとめ
本記事では「受発注管理」をテーマに解説しました。要点をまとめておきましょう。
受発注管理の基本の知識として、以下を解説しました。
・受発注管理とは、受注と発注に関わる一連の業務を効率的に管理すること
・受注管理では、注文の処理から納品までの業務を管理
・発注管理では、仕入れ計画の策定から支払いまでの業務を管理
・適切な受発注管理は、在庫の適正化、業務効率の向上、コスト削減に貢献
受発注管理がうまくいかないと生じる問題は、以下のとおりです。
- 納期の遅延や誤出荷
- 機会損失
- 属人化
- 部門間の連携不足
- 受発注業務の非効率化とコスト増大
受発注管理業務を効率化する流れを3つのステップで解説しました。
受発注管理の具体的な効率化施策の例は、以下のとおりです。
- 受発注管理システムの導入
- EDIの活用
- RPAの導入
- ワークフローシステムの導入
受発注管理の効率化は、企業の成長と競争力強化に不可欠です。
本記事で紹介した知識や施策を参考に、自社の状況に合わせた改善策を検討し、実行に移していただければ幸いです。
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