【お手本付き】エクセルで受発注管理を行う手順｜管理表の項目例も解説

受発注管理をエクセルで行っていると、注文内容を一覧で管理できる一方で、入力漏れや確認ミスが起こりやすくなります。 
たとえば、メールやFAXで届いた注文をエクセルに転記し忘れたり、誰が発注したのかわからず二重で仕入先に連絡してしまったりするケースがあります。 

受発注管理は、単に注文内容を表に入力するだけの業務ではありません。 
注文受付、発注依頼、在庫確認、納期確認、出荷指示、請求処理など、複数の業務が関係します。 

そのため、エクセルで受発注管理を行う場合は、管理表を作るだけでなく、注文漏れ・転記ミス・対応漏れを防ぐための項目設計や運用ルールが重要です。 

本記事では、エクセルで受発注管理を行う手順を、お手本となる管理表の項目例とあわせて解説します。 
さらに、現場で起きやすいミスと防止策、エクセル管理の限界、システム化を検討すべき判断基準についても紹介します。

受発注業務をエクセルで管理したい方、現在の管理方法に不安がある方は、ぜひ参考にしてください。

1. 受発注管理とは

受発注管理とは、取引先から受けた注文と、仕入先・社内への発注を正確に管理する業務です。
受発注管理では、主に以下のような情報を扱います。

受発注管理が適切にできていないと、注文漏れ、二重発注、納期遅延、在庫不足、請求ミスなどにつながります。
特にBtoB取引では、取引先ごとに注文方法や締め日、納品条件が異なることが多く、情報が分散しやすい傾向があります。

そのため、受発注管理では「注文内容を記録すること」だけでなく、誰が、いつ、どこまで対応したのかを確認できる状態にすることが重要です。

2.エクセルで受発注管理を行うメリット

エクセルは、多くの企業で日常的に使われているため、受発注管理を始めやすいツールです。 

主なメリットは以下のとおりです。 

たとえば、月数十件程度の注文を1〜2名で管理する場合は、エクセルでも十分に対応できるケースがあります。 

一方で、注文数が増えたり、複数人で同じファイルを編集したり、FAX・メール・電話など注文方法が複数ある場合は、エクセルだけでは管理が難しくなることもあります。 

エクセルを使う場合は、メリットだけでなく、ミスが起こりやすいポイントも理解したうえで管理表を設計しましょう。 

3.エクセル受発注管理表に必要な項目

エクセルで受発注管理を行う場合、まずは管理表に入れる項目を整理します。 

受発注管理では、「注文内容」だけでなく、「発注状況」「納期」「担当者」「対応履歴」まで管理できるようにしておくことが重要です。 

基本的な項目例は以下です。 

特に重要なのは、ステータス・担当者・最終更新日です。 
この3つがないと、注文を受けたあとに「誰が対応しているのか」「発注済みなのか」「取引先へ回答済みなのか」がわかりにくくなります。 

4.ステータス管理の具体例

受発注管理で特に重要なのが、ステータス管理です。 

ステータスが曖昧だと、次のようなミスが起こりやすくなります。 

• 注文を受けたが、まだ発注されていなかった 
• 発注済みだと思っていたが、仕入先への連絡が漏れていた 
• 納期確認中のまま放置されていた 
• キャンセル済みの注文を出荷してしまった 
• 誰が対応中なのかわからず、確認に時間がかかった 

こうしたミスを防ぐために、ステータスはできるだけシンプルに設定しましょう。 

ステータス例 

最初からステータスを細かくしすぎると、入力者によって判断が分かれやすくなります。 

まずは、以下の5つから始めるのがおすすめです。 

運用に慣れてきたら、「納品準備中」「保留」「請求済」などを追加するとよいでしょう。 

また、ステータスごとに「どの作業が終わったら変更するのか」も決めておく必要があります。 
たとえば、「発注済」は、単に社内で確認が終わった状態ではなく、仕入先または社内担当部署への発注連絡が完了した状態と定義します。 

このように基準を明確にすることで、担当者による判断のばらつきを防げます。

5.エクセルで受発注管理表を作る手順

ここからは、受発注管理表のお手本をもとに、エクセルで管理表を作る手順を解説します。
単に表を作るのではなく、注文漏れ・転記ミス・納期遅れ・属人化を防ぐことを意識して作成しましょう。

以下では、受発注管理表のお手本をもとに、項目の作り方や入力ミスを防ぐ設定方法、関数・グラフを使った確認方法を紹介します。

5-1. 注文漏れを防ぐために必要項目を洗い出す 

3章では受発注管理表に入れたい項目を整理しました。 
ここでは、実際にエクセルで表を作る際に、まず最低限入れておきたい項目を確認します。 

最低限入れておきたい項目はこちらです。 

このように、洗い出した項目をエクセルの1行目に入力していきます。 

FAX・メール・電話など複数の注文方法がある場合は、「注文方法」の列を作っておくと、どの経路から受けた注文かを後から確認できます。 
注文経路を把握できると、「FAX注文だけ入力漏れが多い」「電話注文は対応履歴が残りにくい」といった改善点も見つけやすくなります。 

5-2. 転記ミスを防ぐ列構成にする 

列構成を作るときは、注文内容だけでなく、ステータスや担当者、備考も確認できるようにしておきましょう。 
以下のような列構成にすると、1件ごとの対応状況を確認しやすくなります。 

列構成を作るときは、注文内容だけでなく、ステータスや担当者、備考も確認できるようにしておきましょう。 
たとえば、商品名や数量だけを管理していると、「誰が対応しているのか」「発注済みなのか」「納期回答は終わっているのか」がわかりにくくなります。 

そのため、受発注管理表では、注文情報と対応状況を同じ行で確認できるようにすることが大切です。 

金額は手入力にせず、数式で自動計算するのがおすすめです。 
たとえば、G列に数量、H列に単価が入っている場合、I列には以下の数式を入れます。 

これにより、数量と単価を入力するだけで金額が自動計算されます。 

また、商品コードをもとに商品名や単価を自動表示する設定にすれば、転記ミスをさらに減らせます。 
たとえば、別シートに商品マスタを作成し、商品コード・商品名・単価を登録しておき、受発注管理表では商品コードを入力すると商品名と単価が自動で表示されるようにすると、手入力の回数を減らせます。 

5-3. プルダウンで表記ゆれ・入力ミスを防ぐ 

受発注管理表では、手入力が多いほど入力ミスや表記ゆれが起こりやすくなります。 
商品名を毎回手入力するのではなく、あらかじめ商品リストを作成し、プルダウンから選択できるようにしておくと、入力ミスを防ぎやすくなります。 
 
商品名、取引先名、ステータス、担当者などは、できるだけプルダウンで選択できるようにしておきましょう。 

特にプルダウン化しておきたい項目は以下です。 

ステータスのプルダウンには、以下のような選択肢を設定します。 

プルダウンを使うことで、入力ミスや表記ゆれを防ぎ、集計や検索もしやすくなります。 

5-4. 関数で未対応・納期遅れを見つけやすくする 

受発注管理では、未対応の注文や納期が近い注文をすぐに確認できる状態にしておくことが重要です。 
エクセルの関数を使えば、手作業で確認しなくても、注意すべき注文を見つけやすくなります。 

代表的な関数は以下です。 

5-4-1. COUNTIF関数で未対応件数を集計する 

ステータスが「未対応」の注文が何件あるかを確認したい場合は、COUNTIF関数を使います。 
たとえば、K列にステータスが入っている場合は、以下のような数式を使います。 

この関数を使うと、ステータスが「未対応」になっている件数を自動で集計できます。 
未対応件数を別セルに表示しておけば、毎日の確認時に対応漏れがないかチェックしやすくなります。 

5-4-2. IF関数で納期遅れを判定する 

納期遅れを見つけやすくするには、IF関数とTODAY関数を組み合わせます。 
たとえば、希望納期が今日より前で、ステータスが「納品済」ではない場合に「要確認」と表示したい場合は、以下のような数式を使います。 

このような判定列を作ることで、納期遅れや対応漏れを早期に発見しやすくなります。 
さらに、条件付き書式を使って「要確認」と表示された行に色を付けると、確認漏れを防ぎやすくなります。 

5-4-3.SUMIF関数で商品別・取引先別に集計する 

SUMIF関数を使うと、条件に合うデータだけを合計できます。 
たとえば、商品別の受注金額や、取引先別の注文金額を集計したい場合に便利です。 

商品名ごとの金額を集計したい場合は、以下のような考え方で数式を作ります。 

5-4-4.VLOOKUP関数で商品コードから商品名・単価を表示する 

商品名や単価を毎回手入力していると、入力ミスや表記ゆれが起こりやすくなります。 
そこで、商品マスタを別シートに作成し、商品コードを入力すると商品名や単価が自動で表示されるようにしておくと便利です。 

VLOOKUP関数を使う場合は、以下のような考え方で設定します。 

たとえば、商品コードを入力すると、商品マスタから商品名や単価を参照して表示できます。 
最近のExcelを使用している場合は、VLOOKUPよりもXLOOKUPを使うと、より柔軟に検索できます。 

商品コードから商品名や単価を自動表示できるようにしておけば、商品名の入力ミスを減らし、金額計算も正確に行いやすくなります。 

5-4-5. ROUND関数で金額計算のズレを防ぐ 

単価、数量、税率をもとに金額を計算する場合、小数点以下の処理が必要になることがあります。 
そのまま計算すると、端数処理のルールが担当者ごとに異なり、請求金額にズレが出る可能性があります。 

ROUND関数を使うと、指定した桁数で数値を四捨五入できます。 

たとえば、税込金額を計算する場合にROUND関数を使えば、小数点以下の端数処理を統一できます。
金額計算が関係する受発注管理表では、端数処理のルールもあらかじめ決めておきましょう。 

5-4-6. グラフで受発注状況を見える化する 

受発注管理表に入力したデータは、グラフ化することで状況を把握しやすくなります。
たとえば、未対応、確認中、発注済、納品済などのステータス別件数をグラフにすると、どの対応が滞っているかをひと目で確認できます。  

また、月別の受注件数、商品別の受注金額、取引先別の発注金額などをグラフ化すれば、受発注状況の傾向も把握しやすくなります。 

グラフを作成する場合は、まず集計用の表を作り、その範囲を選択してグラフを挿入します。 
未対応件数や納期遅れの件数をグラフで確認できるようにしておくと、日々の確認作業がしやすくなります。 

なお、受発注管理とあわせて在庫数や入出庫もエクセルで管理したい場合は、在庫管理表を別で用意しておくと便利です。 

5-5. 担当者と対応履歴を残して属人化を防ぐ 

受発注管理では、注文情報だけでなく、対応履歴も残しておくことが重要です。 

特に複数人で管理している場合、以下のような情報がないと、担当者以外が状況を把握できません。 

• 誰が注文を確認したのか  
• 誰が発注したのか  
• いつ仕入先に納期確認をしたのか 
• 取引先へどのような回答をしたのか  
• 数量変更やキャンセルの依頼があったのか  
• 出荷指示は完了しているのか  

そのため、管理表には「担当者」「最終更新日」「備考・対応履歴」を入れておきましょう。 

対応履歴を残しておくことで、担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが状況を確認できます。
また、トラブルが起きた場合にも、「いつ、誰が、どのように対応したのか」を追いやすくなります。

6. エクセルでの受発注管理でよくあるミスと防止策

エクセルで受発注管理を行う場合、よくあるミスをあらかじめ想定しておくことが重要です。 
以下に、現場で起こりやすいミスと原因、防止策を整理します。 

受発注管理では、ひとつの入力ミスが納期遅延や誤出荷につながることがあります。 
そのため、エクセル管理表は「情報を入力する場所」ではなく、ミスを見つけやすくする仕組みとして設計することが大切です。

7. エクセルで受発注管理を行うときの運用ルール

受発注管理表を作っても、運用ルールが曖昧なままだと、ミスや対応漏れは防げません。
エクセルで受発注管理を行う場合は、以下のようなルールを決めておきましょう。

特に重要なのは、入力タイミングとステータス変更の基準です。 

たとえば、注文を受けたあとに「あとで入力しよう」とすると、入力漏れが起きやすくなります。FAXやメールで注文を受けたら、確認後すぐに管理表へ入力するルールにしておくとよいでしょう。 

また、「発注済」というステータスの意味が担当者によって異なると、発注漏れや二重発注の原因になります。 
ステータスの定義は、運用開始前に社内で共有しておきましょう。 

8. エクセル受発注管理で起きやすいトラブル

ここまで紹介した対策を行っても、注文件数や関係者が増えると、エクセル管理では次のようなトラブルが残りやすくなります。 
代表的なトラブルはこちらです。 

これらのトラブルは、項目設計や運用ルールである程度防げます。 
しかし、注文数が多い場合や、複数人でリアルタイムに情報を共有する必要がある場合は、エクセルだけでは管理が難しくなることもあります。 

9.エクセル管理の判断チェックリスト

受発注管理をエクセルで続けるべきか、システム化を検討すべきかは、注文件数や担当者数、取引先数によって異なります。 
以下の表を目安に、自社の状況を確認してみましょう。 

小規模な受発注であれば、エクセルでも十分に対応できます。 
一方で、注文件数が増えている、複数人で管理している、注文方法が複数あるといった場合は、エクセルだけでは限界が出やすくなります。 

10. エクセルで防ぎきれない場合はシステム化も検討する

エクセルでも、プルダウン、関数、条件付き書式、運用ルールを活用すれば、受発注管理のミスを減らすことはできます。
しかし、FAX・メール・電話で届く注文を人が転記している限り、入力ミスや対応漏れを完全になくすことは難しい場合があります。

特に、以下のような状態になっている場合は、システム化を検討するタイミングです。

• 注文数が多く、入力作業に時間がかかっている
• 複数人が同じファイルを編集している
• 最新の注文状況をリアルタイムに共有できない
• 取引先ごとに商品、価格、注文条件が異なる
• 在庫情報と注文情報が別々に管理されている
• 発注、出荷、請求との連携に手間がかかっている

このような課題がある場合は、注文受付の段階からWeb化し、受注・在庫・注文情報を一元管理する仕組みを検討するとよいでしょう。

11. まとめ

エクセルを使えば、受発注管理表を手軽に作成できます。
注文日、取引先名、商品名、数量、単価、納期、ステータス、担当者、備考などを整理し、プルダウンや関数を活用すれば、入力ミスを減らしながら管理しやすい表を作れます。

ただし、受発注管理は注文受付、発注依頼、在庫確認、納期確認、出荷・請求連携など、複数の業務が関係するため、エクセルだけでは限界が出ることもあります。

特に、以下に当てはまる場合は注意が必要です。

• 注文件数が増えている
• 複数人で管理している
• FAX・メール・電話注文が混在している
• 転記ミスや対応漏れが発生している
• 在庫情報や出荷情報との連携が必要

小規模な受発注であればエクセル管理から始めても問題ありません。
一方で、大量注文、複数担当者、複数取引先の管理が必要な場合は、受発注システムの導入を検討するタイミングです。

WONDERCARTなら、取引先からの注文をWeb上で受け付け、受注・在庫・注文情報を一元管理できます。
エクセルでの受発注管理に手間や限界を感じている方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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