取引先とのFAX廃止はどう進める？関係を壊さない4つの進め方

FAXでの受発注をやめたいと思っていても、「取引先がFAXを希望している」「急に変えると迷惑がかかりそう」と感じ、なかなか廃止に踏み切れない企業は少なくありません。

特にBtoB取引では、長年の商習慣や担当者同士の関係性があるため、自社都合だけでFAXを廃止すると、取引先の反発や注文数の減少につながる可能性があります。

しかし、FAXに依存した受発注を続けていると、手入力、確認漏れ、紙の保管、在庫確認の電話対応など、社内の負担は増え続けます。
重要なのは、FAXを一方的にやめることではなく、取引先にとっても使いやすい代替手段を用意し、段階的に移行していくことです。

この記事では、取引先との関係を壊さずにFAX廃止を進めるための4つのステップを解説します。

1. 取引先とのFAX廃止が進まない理由

FAX廃止が難しい理由は、単に「古い方法だから」ではありません。
取引先にとって、FAXが長年使い慣れた注文手段になっていることが大きな要因です。 

まずは、なぜ取引先がFAXを使い続けているのかを整理しましょう。 

1-1. 取引先が現在の注文方法に慣れている 

FAX注文は、紙の注文書に記入して送るだけで済むため、操作に迷いにくいという特徴があります。 
特に、発注担当者が長年同じ方法で注文している場合、新しいシステムやWeb画面に切り替えること自体が負担に感じられます。 

そのため、「FAXを廃止します」と伝えるだけでは、取引先から次のような不安が出やすくなります。 

• 操作方法を覚えられるか不安
• 注文ミスが増えないか心配
• 今までより手間が増えるのではないか
• 社内の承認フローを変えなければならない 

FAX廃止を進めるには、取引先の業務がどう変わるのかを先回りして説明することが大切です。 

1-2. 取引先側にシステム導入の負担がある 

FAXからWeb注文や受発注システムに切り替える場合、取引先にもログインや初期登録などの作業が発生します。 

自社にとっては業務効率化につながる施策でも、新しい作業が増えるように感じられる場合があります。
「なぜこちらが手間をかけなければならないのか」と受け止められることもあるため、伝え方には注意が必要です。 

FAX廃止を進めるときは、自社のメリットだけでなく、取引先側のメリットも明確に伝える必要があります。 

たとえば、以下のようなメリットです。 

• 最新の商品情報を確認しながら注文できる
• 在庫状況を確認しやすくなる
• 過去の注文履歴を見返しやすくなる
• 注文書の書き間違いを減らせる
• 電話やFAXでの確認回数を減らせる 

「自社の効率化のため」ではなく、「双方の確認作業を減らすため」と伝えることで、取引先にも納得してもらいやすくなります。 

1-3. 急な変更は取引先との関係悪化につながる 

FAX廃止で避けたいのは、取引先に十分な説明をしないまま、突然注文方法を変更してしまうことです。 

たとえば、「来月からFAX注文は受け付けません」と一方的に通知すると、取引先は準備期間を確保できません。
社内での承認や操作確認が間に合わず、注文が滞る可能性もあります。 

BtoB取引では、注文方法も取引関係の一部です。
FAX廃止をスムーズに進めるには、廃止そのものよりも、移行期間の設計が重要になります。

2. 取引先とのFAX廃止を進める4つのステップ

FAX廃止は、いきなり全取引先を対象に進めるのではなく、段階的に進めるのが現実的です。 
ここでは、取引先との関係を壊さずにFAX廃止を進める4つのステップを紹介します。 

2-1. まずはFAX注文の現状を整理する 

最初に行うべきことは、現在どの取引先がFAXを使っているのか、どのくらいの注文件数があるのかを把握することです。 

次の項目を整理すると、移行の優先順位を決めやすくなります。 

すべての取引先を同じ方法で移行する必要はありません。 

たとえば、注文件数が多く、確認作業も多い取引先は優先的にWeb注文へ移行する価値があります。
一方で、年に数回しか注文がない取引先は、急いで完全移行するよりも、メール注文や専用フォームなど負担の少ない方法から始める選択肢もあります。 

2-2. 取引先にとって負担の少ない代替手段を用意する 

FAX廃止を成功させるには、代替手段の選び方が重要です。 
「FAXをやめたいからWeb注文にしてください」と伝えるだけでは、取引先に負担を押しつけている印象になりやすくなります。 

取引先の状況に合わせて、複数の選択肢を用意しておくとよいでしょう。 

重要なのは、FAXを廃止することだけを目的にしないことです。 

取引先にとって「今より注文しやすい」「確認の手間が少ない」と感じられる方法でなければ、新しい注文手段は定着しにくくなります。
代替手段を選ぶ際は、自社の効率化だけでなく、取引先の使いやすさもあわせて確認しましょう。 

FAX・メール・電話からWeb注文へ段階的に移行したい場合は、受発注システムの導入が選択肢になります。

 商品検索、在庫確認、見積依頼、取引先別価格の表示までWeb化したい場合は、BtoB ECの導入も選択肢になります。 

2-3. 移行期間を設けて段階的に切り替える 

FAX廃止は、一定の移行期間を設けて段階的に進めましょう。 

おすすめは、以下のような流れです。 

最初から全取引先を対象にすると、問い合わせが集中し、社内対応が追いつかなくなる可能性があります。 

まずは、関係性が良好で協力を得やすい取引先や、注文件数が多く効果が出やすい取引先から始めるとよいでしょう。 

また、移行期間中は「FAXでも注文できるが、Web注文を推奨する」という併用期間を設けるのがおすすめです。
取引先が新しい方法に慣れてからFAX受付を縮小すれば、反発を抑えやすくなります。 

2-4. 操作説明と問い合わせ窓口を準備する 

FAX廃止を案内すると、取引先から操作方法や注文ルールに関する問い合わせが発生します。 

そのため、事前に以下のような資料を用意しておきましょう。 

• 初回ログイン方法
• 注文の流れ
• 注文内容の確認方法
• 注文履歴の見方
• パスワードを忘れた場合の対応
• よくある質問
• 問い合わせ先 

特に、Web受発注システムやBtoB ECに移行する場合は、画面キャプチャ付きの操作マニュアルがあると安心です。 

また、営業担当者や受注担当者が取引先ごとに異なる説明をしてしまうと、混乱を招く可能性があります。
社内でも説明内容を統一し、案内文やFAQを共有しておきましょう。

3. 取引先にFAX廃止を伝えるときのポイント

FAX廃止の案内文では、「FAXをやめます」という伝え方だけでは不十分です。 
取引先に安心してもらうためには、変更理由、メリット、移行期間、サポート体制をセットで伝えましょう。 

3-1. 自社都合だけでなく、取引先のメリットを伝える 

FAX廃止の理由として、「社内業務の効率化」「ペーパーレス化」「入力ミス削減」などを伝えることは大切です。 

ただし、それだけでは自社都合に聞こえてしまう可能性があります。
取引先に納得してもらうには、「注文する側にとって何が便利になるのか」まで具体的に伝えることが重要です。 

取引先向けには、以下のようなメリットもあわせて伝えましょう。 

• 注文内容を確認しやすくなる
• 過去の注文履歴を見返しやすくなる
• 商品情報や在庫状況を確認しやすくなる
• 記入漏れや読み取りミスを減らせる
• 確認の電話やFAX再送の手間を減らせる 

「貴社にもメリットがあります」と抽象的に伝えるだけでは、移行への不安が残ります。
具体的な業務シーンに合わせて説明することで、納得感を高めやすくなります。 

3-2. いきなり廃止せず、スケジュールを明確にする 

FAX廃止の案内では、いつから何が変わるのかを明確にしましょう。 

たとえば、以下のように段階を分けると伝わりやすくなります。 

スケジュールを示すことで、取引先も社内調整をしやすくなります。 

また、重要取引先や個別事情のある取引先については、一律対応ではなく個別に相談する余地を残しておくと、関係悪化を防ぎやすくなります。 

3-3. 反発が出た場合は「完全廃止」以外の選択肢も残す 

取引先によっては、どうしてもFAXを継続したいという要望が出る場合もあります。 
その場合、すぐに完全廃止を迫るのではなく、段階的な対応を検討しましょう。 

たとえば、以下のような方法です。 

• 一部の取引先だけ移行期間を長めにする
• 定番商品のみWeb注文へ移行する
• 新規注文はWeb、変更依頼はメールで受ける
• 自社側だけクラウドFAX化して紙処理を減らす
• 営業担当者が初回注文をサポートする 

FAX廃止の目的は、取引先を困らせることではありません。
受発注業務全体の負担を減らし、ミスなく注文できる状態をつくることです。 

相手の事情を踏まえて柔軟に進めることで、関係を維持しながらデジタル化を進めやすくなります。

4. FAX廃止を成功させるために社内で準備すべきこと

取引先への案内と同じくらい重要なのが、社内準備です。 
新しい注文方法を用意しても、社内の運用が整理されていなければ、問い合わせ対応や注文処理が混乱してしまいます。 

4-1. 受注ルールを統一する 

FAX廃止前に、受注ルールを社内で統一しておきましょう。 

たとえば、以下のような項目です。 

• 注文受付の締め時間
• 注文内容の確認タイミング
• 欠品時の連絡方法
• 注文変更やキャンセルの受付方法
• 取引先ごとの価格条件
• 担当者不在時の対応方法 

これらが曖昧なままだと、Web注文に移行しても確認作業が残り、効率化の効果が出にくくなります。 

FAX廃止は、単なる注文方法の変更ではなく、受発注業務を標準化する機会として捉えましょう。 

4-2. 商品情報・価格・在庫情報を整備する 

Web注文やBtoB ECに移行する場合、取引先が画面上で商品を選べる状態にする必要があります。 
そのためには、商品情報や価格情報の整備が欠かせません。 

特に、以下の情報は事前に確認しておきましょう。 

• 商品名
• 品番
• 商品画像
• 価格
• 取引先別の掛け率や販売条件
• 在庫数
• 販売終了商品
• 代替商品
• 最小注文数
• 納期目安 

商品情報が古いままだと、取引先は結局電話やメールで確認することになります。
FAX廃止とあわせて商品情報を整備することで、問い合わせ削減にもつながります。 

4-3. 小さく始めて改善する 

FAX廃止は、最初から完璧な仕組みを作ろうとすると時間がかかります。 
まずは一部の取引先や一部の商品カテゴリから始め、問い合わせ内容や操作上のつまずきを確認しながら改善していくのがおすすめです。 

たとえば、以下のような進め方です。 

• 注文頻度の高い取引先から始める
• 定番商品の注文だけWeb化する
• 営業担当者が取引先と一緒に初回注文を行う
• 問い合わせが多い項目をFAQに追加する
• 注文画面の項目名や説明文を見直す 

小さく始めることで、取引先の反応を確認しながら無理なく移行できます。

5. FAX廃止を段階的に進めたい場合はWeb受発注の活用も選択肢

FAX廃止を進めたいものの、取引先に大きな負担をかけたくない場合は、BtoB向けの受発注システムを活用する方法もあります。
受発注システムを使うと、取引先は商品情報や注文履歴を確認しながら発注しやすくなります。
自社側も、FAXの読み取り、手入力、確認連絡などの作業を減らしやすくなります。 

WONDERCARTは、商品情報の確認、在庫確認、見積書作成、注文受付などをWeb上で行えるBtoB受発注システムです。 

特に、以下のような企業では、FAX廃止の受け皿として活用しやすいでしょう。 

• FAX注文が多く、受注入力に時間がかかっている
• 商品点数が多く、問い合わせ対応が多い
• 取引先ごとに価格や表示商品を分けたい
• 在庫確認の電話対応を減らしたい
• FAXを急に廃止するのではなく、段階的にWeb化したい 

FAX廃止は、取引先との関係を壊さずに進めることが重要です。
まずは現在のFAX注文の件数や取引先ごとの運用を整理し、自社と取引先の双方にとって負担の少ない移行方法を検討してみましょう。 

6.まとめ

取引先とのFAX廃止は、自社だけで完結する業務改善ではありません。 

長年FAXで注文してきた取引先にとって、注文方法の変更は不安や負担につながる場合があります。
そのため、FAX廃止を進めるときは、代替手段の準備、移行期間の設計、操作説明、問い合わせ対応まで含めて計画することが大切です。 

FAX廃止をスムーズに進めるポイントは、以下の4つです。 

• FAX注文の現状を整理する
• 取引先にとって負担の少ない代替手段を用意する
• 移行期間を設けて段階的に切り替える
• 操作説明と問い合わせ窓口を準備する 

一方的にFAXをやめるのではなく、取引先にとっても注文しやすい環境を整えることで、関係性を維持しながら受発注業務を効率化できます。 

FAX廃止をきっかけに、注文受付、商品情報管理、在庫確認、見積対応まで見直し、取引先にも社内にも負担の少ない受発注フローを整えていきましょう。

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