新日本印刷 WONDERLINE運営事務局はJapan IT Weekにこれまで4回出展してきました。
2023年秋、5回目となる「Japan IT Week【秋】」に出展することに。
この記事では、その準備の様子を展示会初参加のひよっこマーケター目線でレポートします。
経験豊富な先輩たちから現場レベルのこまごました準備のポイントをたくさん学んだので、ぜひ参考にしてください！
・展示会全体の準備についてはこちらをお読みください：「【図解】展示会の成功は準備で決まる！準備の流れと成功に導く方法」「【展示会の設営方法】集客効果の高いブースを作る基本の準備」
・展示会初参加の予習として視察した「Japan IT Week 【名古屋】」についてはこちらをお読みください：「展示会ビギナーズのJapan IT Week【名古屋】潜入レポート！」
目次
1.全てのタスクを見える化して割り振るべし！
まず、展示会の準備タスクは前回の展示会で実施した内容を洗い出し、一覧表にまとめました。
その中で「全体設計」「社内申請」などのカテゴリー別に、さらに細かく「目標策定」「メンバー選定」などのタスクを立てます。
ここでポイントなのが、タスクを細分化すること。
細かいタスクのそれぞれに少人数ずつ担当者を割り振り、全員に共有しました。
スタッフ全員にそれぞれの担当タスクが見える化されるので、タスクごとのスケジュールに沿って準備を進められます。
一覧表を共有することで、連動するタスクの進捗管理やスタッフ同士の報連相も活発になりました。
この章では、私が担当したスタッフ関連と告知関連の準備について紹介します。
1-1.スタッフ関連の準備
今回の「JIW秋」に参加するスタッフは、本社マーケティング部＆営業部と東京支社から選抜された17名。
「JIW秋」は幕張メッセで開催されるので、東京支社スタッフも多く参加します。
キックオフミーティングでは本社と東京支社をZoomでつなぎ、展示会のデモ画面を共有して説明を行いました。
参加スタッフの決定時点で進めたタスクはこちらです。
| ・メンバー表作成 ・ユニフォームサイズ確認 ・ホテルの仮予約 |
1-1-1.メンバー表作成
まずは参加スタッフへの案内もあるため、メンバー表を作成。
開催期間の10/25（水）〜27（金）の内、何日参加するのか、出張するのか当日入りなのかを表にして、参加スタッフに共有しました。
うさぎを飼っている私はペットホテルの予約を計画していましたが、日帰りで1日だけのローテーションだったので、うさぎを預けずに済みました。
でも、宿泊するスタッフでお子さんがいる人や、以前から予定が入っていた人などもいて、お弁当づくりを頼んでいたり、不在時のフォローを依頼したりとそれぞれに調整する姿を見て、展示会の準備だけでなく、展示会周りの準備も大変なのだとひしひしと感じました。
1-1-2.ユニフォームサイズ確認
今回、ユニフォームはTシャツになったので、以前に制作したオリジナルTシャツを使って参加スタッフのサイズ確認をしました。
こうしたユニセックスのTシャツではレディスサイズのつもりでMを着たらブカブカだった、ということもあるので、実際に当ててみたり着用して確認するのがおすすめです。
とくに身長の高いスタッフがサイズ表の身長目安だけを見て4XL（！！）と申告していましたが、実際にサイズ合わせしてみたら2XLで大丈夫でした。
サイズが大きくなると幅も太くなるので、細身の方は気をつけてくださいね。
1-1-3.ホテルの仮予約
出張する人数が決まったら、ホテルの仮予約も行います。
展示ブースに置ききれない備品を仮置きすることも考慮して、できるだけ展示会場に近いホテルを選びたい！
そのためには少しでも早く予約することが重要です。
でも、直前にスタッフ変更があるかもしれないので、仮予約できるか、何日前までキャンセル可能かなども確認しておきます。
今回は8月におおよその人数で仮予約しておき、人数が確定した10月上旬に本予約しました。
チェックインの時間や、チェックイン前に荷物を預けられるかも確認しておきましょう。
大人数が動くので、予約が必要なものはとにかく早めに！が鉄則です。
1-2.告知関連の準備
Japan IT Weekは前回まで紙の招待状があったのですが、今回から公式Webサイトでの事前登録制になったので、ご来場いただきたいお客様へは事前登録用URLをメルマガで配信することに。
どんな内容をいつ、どのお客様へ配信するのか、メルマガ配信のシナリオも検討しなければいけません。
集客数の目標から逆算して開封率やクリック率の目標を立て、そのための内容や配信本数を考えました。
はたして目標達成できるのか…正直なところ不安でいっぱいですが、「メルマガはラブレター！」の心意気で突き進むのみです！
・これまでのメルマガ配信についてはこちらをお読みください：「ひよっこマーケターのはじめてのメルマガ挑戦記」
また、プレスリリースも出稿することに。
プレスリリースは以前、展示会出展した際にも出稿していたそうなので、先輩の原稿をありがたく参照しながら作成を進めます。
ただし、ここで重要なのが今回の出展内容のポイントをしっかりと伝えること。
今回の展示会で初公開する新機能や、その機能でどんなことができるのか、プレスリリースを読んで「見たい」「話を聞きたい」と魅力を感じてもらえないと、せっかく出稿しても期待した成果が得られません。
展示会準備はタスクが多く、時間に追われるものですが、告知関連はとくに気を抜かず、展示内容の魅力をしっかりと伝えることを心がけてください。
2.ミーティングは規模別に開催すべし！
タスクの進捗に抜け・モレがないよう、まず全体ミーティングで全てのタスクと担当者の割り振りを確認し、それから各タスクごとにミーティングを開催します。
展示会が迫ってくるとどんどん慌ただしくなり、全員のスケジュールを合わせるのは至難の業。
一つのタスクを少人数に割り振っておくと、スケジュール調整がしやすく、スピーディーに進められます。
2-1.全体での進捗管理
全体ミーティングでは全てのタスクを順に確認し、誰が担当なのか、今後の進め方などを共有します。
ここでは全体の進捗共有と抜け・モレがないかの確認が重要なので、それぞれのタスクの詳細報告までしなくても大丈夫。
展示会までの時間は限られているので、全体ミーティングでは大きな確認、タスクごとのミーティングでは詳細の確認、とメリハリをつけて進捗管理するのがポイントです。
2-2.少人数ごとのミーティング
各タスクは2、3人ずつ割り振られているので、こまめにミーティングを行い、どんどんタスクを片付けていきます。
ただ、タスク同士が関連している場合、１つが決まらないと関連するタスクの進捗が止まってしまうことも。
たとえば今回、ノベルティがなかなか決まらず、ノベルティ内容をTシャツにプリントする予定だったTシャツ担当者の進捗がストップしてしまいました。
さらにノベルティの配布フローの担当者も進捗がストップ。
納期の早いものから順に決めていくしかないのですが、当事者同士では結構悩む問題でした。
ささいな問題かもしれませんが、駐車場をどうするか、ノベルティの補充フローをどうするかなど、決めておくことは山のようにあります。
こんな時、先のことを考えすぎて不安になったり、なんとかなると楽観的だったりと、それぞれの個性が見えてきて、チームの結束が強くなっていく感じがしました。
展示会の準備は大変なことが多いですが、協力して準備を進めることでチーム力が高められる絶好の機会です。
ぜひ全員参加で準備を進めて、結束力を高めてください！
3.まとめ：準備を止めない体制を組もう！
展示会の準備は、現場レベルのこまごましたタスクがたくさんあります。
それらを効率よく進めるポイントはこちらです。
| ・全てのタスクを洗い出し、一覧にして共有する ・タスクはできるだけ細分化し、担当者を割り振る |
タスクの進捗管理のポイントはこちらです。
| ・全体ミーティングで大枠の確認、タスクごとのミーティングで詳細を確認する |
以上のポイントを押さえて、準備を止めないことが重要です。
私たちの展示会準備もいつの間にか1ヶ月を切ってしまいました。
私たちが無事にJapan IT Week【秋】に出展できるのか、ぜひ会場の幕張メッセに確かめにきてください！
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