声かけで展示会のリード獲得数がアップする！集客の成功法

「展示会に出展してもなかなかブースに呼び込めない」
「来場者に素通りされて心が折れる」
こんな悩みはありませんか？

私たちWONDERLINEチームは2023年のJapan IT Week【秋】に出展しました。
3日間の会期中通してブースは盛況、タッチパネルのデモ機がなかなか空かないほど集客は大成功！

でも、実は呼び込みスタッフはほとんど展示会初参加の新人でした。
そんな新人ばかりの呼び込みスタッフでも集客できた声かけの方法を紹介します。

私たちの声かけのポイントはこちらの4つ。

以下詳しく紹介します。

1.役割分担して声かけに集中する

1つ目のポイントは、役割分担して声かけに集中すること。
詳しくはこちらの記事で紹介しています。（「私たちがJapan IT Weekで過去最大数のリード獲得を実現できた要因」）

展示ブースでは大きく分けて「呼び込み」「ヒアリング」「プレゼン（商品・サービス説明）」という3つの役割があります。
参加するスタッフの適性にあわせて役割を振り分けることで、効果的にブース運営できます。

1-1.呼び込み

自社ブースに来場者を呼び込む役割。女性や若手スタッフが担当することが多いです。
今回紹介する「声かけ」は、呼び込みスタッフが来場者を自社ブースに呼び込むためのトーク。

1-2.ヒアリング

自社ブースに呼び込んだ来場者のニーズや課題を聞き出す役割です。
そのままプレゼンすることも多いので商品・サービスを理解したスタッフの配置がおすすめ。

1-3.プレゼン（商品・サービス説明）

来場者の目的や要望、課題にあわせて提供できる商品・サービスを提案する役割です。
商品・サービス内容を詳しく説明できるベテランスタッフがおすすめ。

役割分担をすることで、呼び込みスタッフは声かけして呼び込んだ来場者をヒアリングスタッフに引き継いだら声かけに戻る、というフローができます。
声かけの役割に集中できるので、展示会初参加の新人スタッフの負担を減らすことができました。

また、新人スタッフは新入社員など若手が多く、1日中元気な声かけを続けられたこともブースの活気が維持できた要因だと思います。

2.声かけのトークスクリプトを作る

声かけで活気を出せたのは新人スタッフの頑張りによるものでしたが、来場者の足を止め、ブースに呼び込むトークスクリプトは展示会経験のあるスタッフが作成しました。

たくさんの展示ブースが並び、それぞれ工夫を凝らした呼び込みをしている展示会場では、簡単に来場者に足を止めてもらうことはできません。
目当てのブースがあったり急いでいたりする来場者にまず足を止めてもらい、私たちのブースに立ち寄ってみようと思わせるにはどんなトークがいいのでしょう？

そこで来場者の状態を4タイプに分けて、来場者の感情に寄り添ったトークを考えました。

2-1.足を止めている来場者

ブースの前で足を止めている来場者は、すでに私たちのブースに興味を持っているので、後押しする声かけを考えました。

「何が目的で来られたんですか？」
「（来場者が見ているものについて）これは○○なんですよ」
など、きっかけになるような言葉をかけます。

その流れでバーコード（名刺情報）をスキャンさせていただき（←ここ重要です！）、

「どんな課題があるんですか？」
「○○にご興味ありますか？」
と来場者の方に寄り添ってトークを広げ、

「もしよかったら課題解決手段の1つとしてご紹介したいので3分だけお時間ください！」
「詳しくご説明しますので中へどうぞ！」
とブース内へご案内し、ヒアリングのスタッフに引き継ぎます。

その時、
「○○にご興味あるそうです！」
「○○のご説明をお願いします」
とトーク内容を伝達することも重要です。

2-2.急いでいる来場者

足早に通り過ぎていく来場者には、忙しい方が興味を持ってくれそうな声かけを考えました。

「時間がない方、必見のツールです！」
「3分で簡単にご説明します！」
「資料だけでもどうぞ！」
「また後で来てくださいね！」

止まっていただけたら速やかにバーコードをスキャンし、「お急ぎなので簡単にご説明お願いします！」の伝達も、急いでいる来場者の気持ちに寄り添った対応として重要なポイントです。

2-3.大勢で来ている来場者

数名のグループには「こんにちは！」と挨拶して、振り向いてくれたり、目が合った方をロックオンするつもりで（笑）声かけするようにしました。

そこからは
「どんなブースを回ってきましたか？」
「どんな課題がありますか？」
と、興味・関心のポイントを聞き出してヒアリングスタッフに引き継ぐ流れです。

2-4.出展社のスタッフ

出展社のスタッフもお客様やパートナーとして協業する可能性がある、大切なリード候補です。
同じ出展社同士として共感してもらえるような声かけを考えました。

「おつかれさまです！」
「どちらのブースですか？」

また、ノベルティも出展社向けに「おつかれさまです！一緒に頑張りましょう」というコメントのカード付きのノベルティを用意したので「お互い頑張りましょう！」と共感していただくことができました。

3.声かけのトークを練習する

トークスクリプトは展示会経験者のスタッフが用意しましたが、新人スタッフは必ず緊張してしまうのでロールプレイングで反復練習が必須です！
トークスクリプトを繰り返し音読して口を慣らし、経験者スタッフとペアになって練習してアドバイスを受けたりしました。

ノベルティや資料を持ってバーコードをスキャンする動作も確認しておきましょう。
バーコードリーダーやスキャン用のスマホアプリも使い方を確認しておかないと、お客様をお待たせすることになりかねません。

ロープレでは、経験者スタッフがわざと新人スタッフを困らせるような質問をすることもありました。
もちろん新人イジメではなく、展示会本番で新人スタッフが困らないための愛のムチです！

ロープレ後には反省点だけでなく、よかった点も指摘し合い、お互いのモチベーションを上げていきました。

4.声かけの初動を早くする

また経験者スタッフから「これまでの展示会で開場直後はなかなか声かけできず、初動に時間がかかっていた」という反省がありました。
そこで今回は初動の時間をロスしないよう、スタッフ全員 のモチベーションを上げてスタートダッシュをかけることに。

そのために以下の取り組みも行いました。

メルマガは、展示会2週間前から毎日スタッフに配信して展示会まで意識を高めていく予定でしたが、実際は展示会の準備に忙殺されて2日おきの配信になってしまいました。
それでも展示会に向けてモチベーションと接客知識を高めていくという目的は果たせたようで、展示会初日の開場時から新人スタッフも積極的に声かけしてたくさんの来場者を呼び込むことができました。

開場時から積極的に声かけできたことで、これらのメリットがありました。

声かけの初動を早くできたことで好循環が生まれ、効果的な集客ができたのだと思います。

5.まとめ

展示会での声かけのポイントはこちらの4つ。

これらの取り組みで、展示会初参加の新人スタッフでも集客につながる効果的な声かけができました。

また、トークスクリプトでは様々な来場者を想定していましたが、実際に急いでいる来場者の足を声かけで止めるのは至難の業です。
来場者が興味を持って立ち止まるような活気あるブース運営をする方がよっぽど簡単ではないでしょうか。

そのためには人通りの多いブース位置を選ぶこと、目立って集客できるブースデザインにすること、事前にメルマガなどで集客することも重要です。
ぜひこれらのポイントを押さえて展示会の集客を成功させてください。