「初めて展示会に出展するけど何を準備したら良い？」
「展示会を成功させるためにはどんな準備が必要？」
このように展示会の出展が決まったが、何を準備したら良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
展示会の準備と時期の目安としては、以下を参考にしてください。
展示会の準備は1年前から早めに行うことができれば、余裕をもって展示会にのぞめます。
しかし、展示会まで半年をきっているという場合でも安心してください。しっかりと必要な準備を行えば、展示会を成功させることができるでしょう。
そこでこの記事では、展示会の準備で必要なことを流れとともに以下のようにご説明していきます。
【本記事の内容】
- 全体的な展示会の準備の流れ
- 1年～6ヶ月前までにする展示会準備
- 3～5ヶ月前までにする展示会準備
- 2ヶ月前までにする展示会準備
- 1ヶ月前までにする展示会準備
- 3日前～展示会開始までにする準備
- 展示会を成功させるための方法
今、どの時点にいるのか現状を把握し、抜けている準備がないか確認してみましょう。
初めて展示会を行う方や展示会の準備に不安のある方は、ぜひ最後までお読みください。
目次
1. 展示会の準備の全体的な流れ
まずは、展示会までの全体的な流れを把握しましょう。
見てわかるように展示会までにやるべき準備は、いくつかあり期限が決められているものもあります。
また、制作の依頼などは業者によって納品までの期間が異なるので、早めに準備しておくことが重要です。
次の章からは、それぞれの期間にやっておくべき準備について詳しくご紹介していきます。
2. 1年～6ヶ月前までにする展示会準備
展示会に出展するためには、1年ほど前から準備を始めておくと良いでしょう。
多額の費用をかけて展示会を行うのであれば、必ず成功させたいと思いますよね。
成功させるためにもここで紹介する最初の準備をしっかり行うことが大切です。
展示会まで1年から6ヶ月前までに行う準備は、以下の通りです。
それぞれ詳しく解説していきます。
2-1. 展示会に出展する目的を決める
まずは展示会に出展する目的を決めることから始めましょう。
最初に目的を決めずに準備を進めていくと、ブースのデザインやプロモーションプランなど決めるべきことが決められず、多くの時間を費やしてしまうかもしれません。
また、目的がなければ展示会が成功したのかどうかの判断もつきづらく、せっかくの展示会を無駄にしてしまうこともあり得ます。
そうならないためにも始めに展示会の目的を決め、その目的を達成するための展示会を準備していきましょう。
展示会に出展する目的は、大きく分けて3つあります。
この3つの中から自社が展示会に出展する目的を1つ決めてみてください。
例えば、「新規見込み顧客の獲得」と「認知度を高める」というように目的が2つになってしまうと、ブースデザインを決めたり告知をしたりするときに迷いが生じ、結局どちらの目的も達成できない展示会になってしまいます。
ですから、目的はできるだけ1つに絞って準備を進めていきましょう。
それでは、展示会の目的について詳しくご説明していきます。
2-1-1. 新規の見込み顧客を獲得する
1つ目の目的は、展示会に来場した新規の見込み顧客を獲得することです。
展示会では、来場者に自社の製品やサービスについて知ってもらい興味を持ってもらうことができます。
ブースに来てもらい興味を持ってもらえると、名刺交換やアンケートなどによって情報を得られるため、今後の商談や受注につながるでしょう。
【おすすめするケース】
- 見込み顧客のリストが欲しい場合
- 今後、営業できる顧客を増やしたい場合
- 長期的に売上を伸ばしたい場合
2-1-2. 企業や製品の認知度を高める
展示会に出展することで企業や製品の認知度を上げることもできます。
自社の製品だけでなく、出展の仕方によっては会社自体の認知度を高めることも可能です。
認知度の低い企業は、展示会に出展することによって来場者の認知度を高めることを目的にしても良いでしょう。
【おすすめするケース】
- 新しい製品を発売する場合
- 起業したばかりの会社の場合
2-1-3. 既存顧客との関係性を向上させる
そして3つ目の目的は、既存のお客様との関係を深める場としても利用ができます。
すでに契約を結んでいる相手との関係を向上させ、新たなサービスを紹介したり、契約の延長を促すこともできるでしょう。
【おすすめするケース】
- 新しい製品を紹介したい場合
- 契約の更新をすすめたい場合
展示会に出展する目的については、下記の記事でも詳しく解説しているので、目的がまだ決まっていない、明確でないという方はこちらも参考にしてください。
2-2. 出展する展示会を決める
展示会に出展する目的が明確になったら、出展する展示会を探します。
毎年、定期的に同じ展示会が行われていることもあり、下見をするためにも1年ほど前には展示会を探しておいた方が良いです。
事前に展示会を見に行くことでどんなお客様が来ているのか、ブースの位置はどこが良いのかなど資料だけではわからないことを知ることができます。
そして展示会を選ぶ際には、以下のステップで進めてみてください。
まずは、展示会の検索サイトなどで出展できる展示会を探してみましょう。
日本だけでなく世界の見本市や展示会を探せる日本貿易振興機構（ジェトロ）のホームぺージや日本最大級の見本市・展示会を行っているRX Japan株式会社のホームページで探すことができます。
また、大きい展示会ではなく地域に密着した展示会に出展したいという場合は、自治体のホームページやイベント情報などを調べてみると良いでしょう。
候補となる展示会が見つかったら、その展示会で最初に決めた目的が達成できるか考えてみてください。
例えば、既存顧客との関係性の向上を目的とした展示会を行いたいのに、顧客が来られないような遠い地域の展示会に出展すると、目的は達成できなくなります。
その場合には、大きな展示会よりも多くの顧客が来やすい地域の展示会を選んだ方が良いでしょう。
2-3. 展示会の申し込みを行う
出展する展示会が決まったら、すぐに申し込みを行いましょう。
展示会によっては、早期申し込み割引を受けられるものもあり、出展料が安くなるのでお得です。
また、申し込みを行った時点でブースの位置を決められる展示会もあるので、早めに申し込んで良い位置を選ぶことができれば集客にもつながります。
申し込み方法は電話や電子メールなどさまざまですが、最近ではWeb上の出展申し込みフォームから行うのが主流となっています。
必要事項を入力し申し込みを行うと、後日請求書が郵送・電子メールなどで届くので出展料の支払いを行えば完了となります。
このように展示会を出展する際には、早めに準備し始めることができれば、有益な情報を収集することができ、展示会を成功に導くことができるでしょう。
3. 3～5ヶ月前までにする展示会準備
展示会まで3～5ヶ月前になると展示会の内容について詳しく決めていきます。
展示会のブースのデザインや告知方法など戦略的な内容が多く、展示会の成功を左右する部分でもあります。
時間をかけてでもしっかりと考え、決めていきましょう。
3-1. ブースの場所を決める
ブースの場所は、展示会の成功を左右するものの1つです。
場所によって人通りが変わってくるので、ブースの場所を確認して戦略を練る必要があります。
ブースの場所の決め方は主催者が決めたり、空いているところから選べたり、抽選だったりと出展する展示会によって異なります。
ブースの位置が選べる場合には、以下のポイントを参考に決めてみてください。
ブースは出入り口付近や広い通路に面した場所など、多くの人が訪れやすい位置が人気です。また、ブース前のスペースが広くなる角の位置も人が集まりやすくなります。
このようなポイントを踏まえてブースの場所を決めると良いです。
3-2. 展示会での集客・プロモーションプランをたてる
ブースの場所が決まったら、入口からどんな流れでお客さんが入ってくるのかを把握し、ブースの集客方法を考えていきましょう。
ブースの場所が人通りの多いところか少ないところかなど場所によって集客方法が異なってくるので、ブースの場所が決まってから集客・プロモーションプランをたてた方が効率的です。
そして、せっかく魅力的なブースが出来上がったとしても、上手に活用できなければ意味がありません。
そのためにも展示会当日のプロモーションプラン（どのように集客をし、製品の認識、購買へと誘導するのか計画）をたてます。
プロモーションプランをたてる際には、以下の内容について考えてみてください。
ブース内の展示やコンテンツはどのようにするか、スタッフはどのように対応するか細かく計画をたてましょう。
詳しくは、下記の記事でご紹介しているのでぜひ参考にしてください。
3-3. ブースのデザインを決める
プロモーションプランが決まったらブースのデザインを決めていきます。
ブースのデザインは好みで決めるのではなく、来場者の目線に立って決めると良いでしょう。
来場者が「ここを見てみよう」と思えるようなブースをデザインすることで人が集まるブースになります。
ブースのデザインは、以下のステップで決めてみてください。
まずは、目的やコンセプトを明確にしておきましょう。目的やコンセプトを決めるとデザインも決めやすくなります。
そしてイメージに合うブースをピンタレストなどで探してみてください。イメージが見つかったらそれを真似してデザインを決めていくと効率的です。
さらに目的を達成するために必要なものや装飾をプラスすればオリジナルのデザインが出来上がるでしょう。
自社でデザインや製作するのが難しい場合には、ブースデザインや装飾を行ってくれる会社に依頼すると良いです。
東京の展示会であれば、実績が豊富な株式会社フジヤやデザインや施工だけでなく運営サポートまでを行ってくれる株式会社ボックス・ワンがおすすめです。
実績のある専門業者であれば、イメージを伝えるだけでブースデザインを提案してくれたりアドバイスをもらえたりするので、効率良く準備をすすめていくことができます。
3-4. 展示会の告知方法を考える
展示会に出展しても人が来なければ、何も始まらないですよね。
展示会に出展するのであれば、事前に既存顧客と見込み顧客に展示会に来てもらうようにアプローチする必要があります。
展示会の告知の方法としては、以下の方法が考えられます。
案内状やメールなどは、既存顧客や見込み顧客に直接アプローチできるので、展示会の内容の説明だけでなく来場特典などをつけると効果的です。
また、案内状を送ったあとにメールでも案内することで認知も高まります。
このような事前の告知を行わず、当日来た人に声をかけるだけでは、見込み顧客が集まらず展示会も失敗してしまうでしょう。
そうならないためにもしっかりと事前に告知を行うことが必要です。
展示会の告知方法が決まったら適切なタイミングで告知していくと良いです。
一気に告知してしまうとそのときだけ広まり、展示会の直前になると忘れられているということもあるので、以下を参考に適切なタイミングで告知しましょう。
4. 2ヶ月前までにする展示会準備
展示会2ヶ月前となると展示会に向けてより具体的に準備を進めていく時期になります。
当日必要なものを準備し必要な手配を行っていきましょう。
搬入・搬出の手配は抜けてしまいがちなので、忘れずに行いましょう。
4-1. 参加するスタッフを決める
2ヶ月前までに展示会のブースの設営や接客を担当するスタッフを決めます。
スタッフが1人だけだと休憩がとれなくなるので、2人以上は確保しておきます。
また、スタッフがいすぎてもブース内に入りづらくなってしまうため、以下を参考に人数を決めてください。
4-1-1. スタッフの役割を決める
配置するスタッフを決めたら、それぞれの役割を決めていきます。
展示会では主に3つの役割に分かれ、適した人に任せることをおすすめします。
スタッフの役割と配置人数の割合は以下の通りです。
まずはブースの最前列に立ち、「このブースはこんな企業ですよ」と来場者に声をかけるのが呼び込みです。
この呼び込みが訪問者の増減に大きく左右されるので、とても大切な役割です。
人当たりが良く、惹きつけられる呼び込みができるスタッフを配置しましょう。
プレゼンテーションを行う人は、実際に足を止めブースに入ってきてくれた方に商品の良さを説明する役割です。
ここには、より商品の知識があるスタッフを配置すると良いです。
訪問者から突っ込まれた質問をされた時にもしっかり対応できる人を選びましょう。
プレゼンテーションを聞きさらに興味を持ってくれた訪問者は、商談スペースへと案内します。
商談スペースまで案内できたら、あとは営業力のあるスタッフが頑張るのみです。
プレゼンテーションで伝えきれなかった魅力があればさらにプッシュを重ね、契約へとつなげていきましょう。
4-1-2. 移動手段・ 宿泊場所を確保する
参加するスタッフが決定したら、人数分の宿泊場所を確保しておきましょう。
会社の近くの会場であれば特に宿泊は必要ないですが、会場に行くのに2、3時間ほどかかる場所などはブース設営が始まる2日前もしくは前日から移動し泊まった方がスタッフの負担も軽減されます。
大きな展示会であれば周辺の宿泊施設から埋まっていくので早めに宿泊の手配をしておくと安心です。
また、移動手段も新幹線などのチケットは早めに確保しておくと良いです。
レンタカーを頼む・マイカーで移動するなど、移動手段も様々ですがレンタルが必要な場合には早めに手配しておきましょう。
4-1-3. アルバイトなどを手配する
スタッフを決めたが、どうしても人員が足りないという場合は、展示会の時だけアルバイトを頼むという方法もあります。
アルバイトスタッフは、短期間になるため製品の説明や会社の説明を詳しく行うことができないので、呼び込みや受付をメインに行ってもらうことになるでしょう。
特にイベントコンパニオンは、集客にも大きな力となります。
イベントコンパニオンは様々なイベントで経験を積んでいるので声かけのタイミングや言葉遣いをしっかり心得ている方も多く、集客のプロとも言えます。
自社のスタッフだけでまかなえるのであればアルバイトを手配する必要はありませんが、人員が足りない場合や余裕を持たせておきたい場合には2ヶ月前から募集をかけ確保しておくと良いでしょう。
4-2. 制作物を作成・依頼する
制作物の作成・依頼は、この時期には始めておきましょう。
3～5ヶ月前までの間に考えたプロモーションプランの中で必要となるパンフレットや動画などの制作物を作成していきます。
外注するのか、自社で制作するのかはそれぞれですが制作にもある程度期間が必要です。
必要に応じて以下の制作物を作成しておくようにしましょう。
このような制作物を外注するのであれば、まとめて依頼できる業者を選ぶと良いです。また、外注する場合にはイメージの共有や修正などに時間をとられるので1～3ヶ月ほどかかります。
自社でデザインを行い印刷だけを業者に依頼する場合は、1～2週間ほどをみておくと良いでしょう。
【おすすめの業者】
- 株式会社リフコム：制作物の種類が豊富、パンフレット・チラシ・HP・動画など
- 株式会社アイビーネット：実績豊富、パンフレット・チラシ・HPなど
- 有限会社山田スピード製版：リーズナブル、パンフレット・冊子など
4-3. 搬入・搬出の手配をする
搬入・搬出の手配もこの時期に行います。
業者の中には搬入・搬出だけでなく、ブースの設営までしてくれるところもあります。
大がかりな装飾がある場合には、自社のスタッフだけで設営は難しくなるでしょう。
搬入・設営・搬出まで同じ業者に依頼ができれば手配の手間も省けるので、全てお願いできるところを探すと良いです。
また、自社で搬入・搬出を行う際には、車の手配やスタッフの確保が必要となります。
遠方の場合には宅急便などで送ることになりので、早めに手配をしておきましょう。
5. 1ヶ月前までにする展示会準備
いよいよ展示会まで残り1ヶ月となりました。
1ヶ月前までに準備しておきたいことは以下の通りです。
バタバタと忙しくなる時期ですが、落ち着いて必要な準備を行っていきましょう。
5-1. 来てもらいたい顧客に告知する
展示会の1ヶ月前～2週間くらい前には、案内状を送付しておくと良いです。
また、ぜひ来てもらいたい顧客には入場券を同封しておくと集客効果も高まるでしょう。
案内状の書き方については、お知らせ用例文サイトHOMETEN「展示会のお知らせ 例文」でいくつか例文があるので、自社に合ったものを選び活用してみてください。
さらに、展示会の1週間ほど前に「ご覧いただけましたか？」と確認の電話を入れるのも効果的です。
このように来てもらいたい顧客にしっかり届く告知を行っていきましょう。
5-2. 展示会当日に必要なものを準備する
展示会当日に必要なものも1週間ほど前から準備しておくと安心です。
以下を参考に必要なものをリストアップし、チェックしてみてください。
| チェックリスト | |
| 【ブース設置用】 | 【運営で使うもの】 |
| □テーブル | □運営マニュアル |
| □カタログスタンド | □アンケート用紙・データ |
| □椅子 | □ホッチキス・針 |
| □延長コード | □クリップボード |
| □パンフレット立て | □ボールペン |
| 【スタッフの備品】 | 【ブースの設置・撤去で必要なもの】 |
| □ユニフォーム | □ガムテープ |
| □インカム | □養生テープ |
| □メモ帳 | □脚立 |
| □筆記具 | □掃除機 |
| 【セミナーやプレゼンの際に必要なもの】 | □ゴミ箱 |
| □スピーカー | □ゴミ袋 |
| □プロジェクター | |
| □ノートパソコン | |
| □コネクター | |
当日必要になりそうなものを一度頭の中でシミュレーションし、準備をしていきましょう。
6. 3日前～展示会開始までにする準備
3日前ともなるとほぼ準備が終わっている時期です。
展示会の実施に向けてできることを行っていきます。
この時期にやるべきことは、以下の通りです。
3日前には不備がないように展示会に向けて最終確認をしていきましょう。
6-1. 必要な備品や印刷物を発送する
必要な備品や印刷物が手元にそろったら、展示会が行われる会場へ発送をします。
事前に展示会の担当者の方へ連絡を入れ、発送することを伝えておくと受け取りがスムーズです。
天候や道路事情などによって配送が遅れることもあるため、早めに送っておけるのであれば余裕をもって送っておくと良いです。
早めに送っても問題がないか、展示会の担当者へ確認してから発送しましょう。
6-2. ブースの設営をする
ブースの設営が開始できる日は展示会によって様々ですが、展示会開催の2日前～前日が多いです。
ブースの設営を業者に依頼している場合でも、設営時にはできるだけ担当者が立ち会うようにしましょう。
6-3. 【当日】最終確認、ミーティングをする
前日までに全ての準備を終わらせ展示会当日は、最終確認を行いましょう。
開場1時間前には、以下の項目を1つ1つ確認してください。
チェックリスト
- 必要なものがそろっているか
- ブースが汚れていないか
- 映像・音響が正常か
- 通信環境は正常か
そして、開場時間までに現場のスタッフでミーティングを行います。
初日の場合はそれぞれの動きの確認を行い、2日目以降は改善点を共有しましょう。
また、来場者の呼び込みから受付、商談までの流れをスタッフと最終リハーサルするのも良いです。
7. 準備段階でできる！展示会を成功させるポイント2つ
ここまで、展示会を出展する際の準備について期間ごとに詳しくご説明してきました。
その中でもいくつか展示会を成功させるためのポイントがありましたが、さらに準備段階からできる展示会を成功させるための方法を2つご紹介します。
それぞれ詳しくご説明していきます。
7-1. 始めに全体的な準備の流れを把握し計画をたてる
展示会を行う際には、準備がとても肝心です。
ここまでご覧になっていただいた感想としては「準備することがたくさんあるなぁ」という印象を抱いたことでしょう。
この準備こそが展示会を成功させるための近道にもなるので、全体的な流れを把握しておくことはとても大切になります。
特にやるべきことといつまでに終わらせておくべきなのかは頭に入れておかなければいけません。
準備が1つでも抜けてしまうと後が大変になってしまいます。
余裕をもって1年ほどは期間を設け、展示会の目的設定や展示会を探すことから始めていきましょう。
7-2. 事前にアフターフォローの準備も行う
展示会が無事に終わったとしてもその後、来てくれた見込み顧客に何もしないままでは受注にはつながりません。
展示会後は、購買を促すためのアフターフォローを行う必要があります。
主なアフターフォローは以下の通りです。
- 見込み顧客の情報整理
- お礼メールの送信
- 名刺やアンケートのデータ化
展示会後、このようなアフターフォローをスムーズに行うためにも時間があるときに準備を行っておくと良いでしょう。
具体的には、以下のような準備を行うと良いです。
これらの準備をしておくだけでも展示会が終わってからすぐにアフターフォローを行うことができます。
8. 「オンライン展示会」なら準備が少なく効率的な展示会が叶う！
ここまでリアル展示会での準備についてお話してきましたが、最近ではオンライン上での展示会も多くなってきています。
オンライン展示会とは、インターネット上の展示ブースを利用して製品や動画、資料などを展示したり、参加者とチャットやビデオ会議を行いながら製品やサービスをアピールする展示会です。
オンライン展示会ではブースの設営がいらなかったり、実際に移動する必要がないためリアル展示会と比べて準備することも少なく、業務の効率もアップします。
また、一回オンライン展示会を行うとブースは残るので、労力をかけずに2回目以降も定期的に開催ができるのもメリットです。
さらに業務の効率アップ以外にもオンライン展示会のメリットがあります。
このようにオンライン展示会は、出展費や人件費などの費用を削減することができ、事前の準備も少なくなります。
また、オンライン展示会であれば他の業務を行いながら並行して対応できるため、時間を有効に使うことができます。
さらに、オフラインの展示会と比べて「明確な目的意識を持って」訪れる方が多く、商談率の高いビジネスマッチングが見込めるのもメリットです。
このようにオンライン展示会では、オフライン展示会よりも準備することが少なく、効率良く展示会を行うことができます。
オンライン展示会に出展するメリットについては、以下の記事でも詳しくご紹介しています。
少しでもオンライン展示会にご興味をもたれた方は、ぜひご一読ください。
オンライン展示会なら「WONDERLINE」がおすすめ！
オンライン展示会プラットフォーム「WONDERLINE」では、出展社と来場者のビジネスマッチングに特化したオンライン体験を実現しています。
初めてのオンライン展示会でも運営事務局がしっかりサポートするのでスムーズに準備を行うことができます。
「WONDERLINE」の特徴は、以下の通りです。
それぞれみていきましょう。
1. オンラインに不慣れでも大丈夫！運営事務局がしっかりサポート
オンライン展示会の開催にあたって、運営事務局（カスタマーサクセス）が以下のサポートを実施。
初めてのオンライン展示会でも、安心して開催できます。
<サポート内容の例>
システムやオンラインミーティングツールのご利用方法のレクチャ
- 展示会コンテンツ作成のサポート
- 展示会の集客サポート
- 説明会の実施（イベント主催側が出展側に行う説明会のサポートなど）
- お問い合わせ対応（運営事務局としてお問い合わせ対応）
2. 充実したオンライン展示会を実現する豊富な機能
主要な4つの機能により、スムーズなオンライン展示会の開催と営業活動を実現。
- オンライン展示ブース
- オンライン名刺交換
- オンライン商談
- 来場者分析
その他「チャット機能」「360°VRウォークスルー（リアルショールームを測量カメラで3Dスキャンし、丸ごとオンライン化できる機能）」など、オンライン体験を拡大する他社のオンラインツールとも連携可能。
3. 出展に必要なコンテンツ作成もまとめてお任せ可能(有償)
企業紹介のコピーライティングから、CG作成・商品画像撮影・プロモーション動画撮影・デジタルカタログなど出展に当たり必要なコンテンツ作成の依頼もまとめて可能。
めんどうな準備もすべてお任せしてください。
新日本印刷は印刷事業に関連してデザイン事業（カタログ・パンフレットデザイン/webデザイン/動画制作etc）を行っているので、これらのコンテンツ作成のノウハウを持っております。
9. まとめ
展示会を成功させるためには、全体的な準備の流れを把握し計画をたてることが大切です。
全体的な流れとしては、以下を参考にしてください。
焦って準備を行うと、間に合わなかったり、抜けが出たりすることもあるので、早め早めに準備を行っていきましょう。
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