棚卸しのやり方を実務フローで解説｜事前準備・当日の進め方・終了後の確認まで

棚卸しは、当日に在庫を数えるだけの作業ではありません。 
スムーズに進めるには、事前に保管場所を整理し、担当者やカウントルールを決め、当日は記入漏れや重複カウントを防ぎながら進行する必要があります。  

準備が不十分なまま棚卸しを始めると、「どこまで数えたか分からない」「同じ商品を二重に数えてしまった」「エクセルへの入力後に数量が合わない」といったトラブルが起こりやすくなります。 

この記事では、棚卸しを初めて担当する方や、毎回の棚卸し作業に時間がかかっている企業向けに、1ヶ月前の準備から1週間前・前日・当日の進め方、終了後の確認までを実務フローで解説します。 

1. 棚卸しのやり方：「準備・カウント・確認・振り返り」で考える

棚卸しをスムーズに進めるには、作業を「準備」「カウント」「確認」「振り返り」の4つに分けて考えることが重要です。

事前準備で日程や担当範囲を決め、当日は決めたルールに沿って実在庫を数えます。
カウント後は入力内容や帳簿在庫との差異を確認し、最後に次回へ向けた改善点を残しておくと、棚卸しの精度を高めやすくなります。

1-1. 準備：日程・担当者・棚卸表・保管場所を整える

棚卸し前の準備では、まず実施日程や対象範囲を決め、責任者や担当者を割り振ります。 

あわせて、棚卸表や在庫リストを用意し、同じ種類の商品を一箇所にまとめたり、不良品や返品予定品を分けたりしておくと、当日のカウントがスムーズになります。

1-2. カウント：実在庫をルールに沿って数える

棚卸し当日は、事前に決めたルールに沿って実在庫を数えます。 

たとえば、バラ単位、箱単位、ケース単位など、カウント方法を統一しておくことで、担当者ごとの判断のばらつきを防ぎやすくなります。

1-3. 確認：記入漏れ・二重計上・在庫差異を確認する

カウント後は、棚卸表の記入漏れや重複カウントがないかを確認します。 

その後、エクセルや在庫管理システムへ入力し、帳簿上の在庫数と照合します。 

1-4. 振り返り：次回に向けて改善点を残す振り返り：次回に向けて改善点を残す

棚卸しが終わったら、作業にかかった時間や、確認に時間がかかった商品、ミスが起きやすかったエリアを記録しておきます。  

棚卸しは、毎回ゼロから進めるのではなく、前回の課題をもとに改善していくことで、作業時間や確認工数を減らしやすくなります。

2. 棚卸しの1ヶ月前にやること

棚卸しをスムーズに進めるには、1ヶ月前から少しずつ準備を始めることが大切です。 

棚卸し全体の方針や、当日までに整理すべき在庫や確認すべき範囲を明確にしておきましょう。

2-1. 棚卸し日程を決める 

まずは、棚卸しを実施する日程を決めます。 

通常業務と並行して行う場合は、入出庫が少ない日や、出荷作業が落ち着く時間帯を選ぶと進めやすくなります。 
日程を決める際は、当日のカウント作業だけでなく、事前準備や終了後の確認にかかる時間も見込んでおきましょう。 

2-2. 対象在庫と対象外在庫を決める 

次に、どの商品や資材を棚卸しの対象にするかを明確にします。 

販売用在庫、原材料、仕掛品、備品、不良品、返品予定品、預かり品などが混在している場合、当日に判断しようとすると確認に時間がかかります。 
判断に迷いやすいものは責任者に確認できるようにしておきましょう。 

2-3. 責任者・担当者・確認者を決める 

棚卸しでは、誰がどの作業を担当するかを事前に決めておくことが重要です。 
担当範囲が曖昧なまま進めると、同じ在庫を二重に数えたり、反対にカウント漏れが発生したりする可能性があります。 

以下のように、役割ごとに担当者を決めておくと、当日の作業を進めやすくなります。 

小規模な現場では、1人が複数の役割を兼任する場合もあります。 
その場合でも、「誰が最終確認をするのか」「差異が出たときに誰が判断するのか」は明確にしておきましょう。

【担当を明確に決めておく】

2-4. 保管場所を整理する 

棚卸し当日のカウント時間を短縮するために、保管場所は事前に整理しておきます。 

同じ種類の商品はできるだけ一箇所にまとめ、品番や商品名が見える状態にしておくと、当日の確認がしやすくなります。 
長期間動いていない在庫や廃棄予定の商品も、この段階で確認しておきましょう。 

【品物の種類や型式ごとに棚を配置】

2-5. 動きにくい在庫を事前に確認する 

長期間出荷されていない商品や、棚卸し当日まで動く可能性が低い在庫は、事前に数量を確認しておくと当日の作業量を減らせます。 
たとえば、倉庫の奥にある保管品や、季節商品の残在庫、動きの少ない備品などは、1ヶ月前の段階で数量を確認し、棚卸表に記録しておくとよいでしょう。 

ただし、事前カウント後に在庫が動いた場合は、数量、日付、担当者、変更内容を必ず記録します。 
変更履歴が残っていないと、当日の照合作業で実在庫と帳簿在庫が合わなくなったときに、原因を確認しにくくなります。

【訂正は、数、日にち、担当者をしっかり明記】

3. 棚卸しの1週間前にやること

1週間前になったら、当日に使う棚卸表や在庫リストを準備し、作業ルールを共有します。 
この段階で重要なのは、担当者ごとの判断のばらつきをなくすことです。

3-1. 棚卸表・在庫リストを準備する 

棚卸表には、商品名、品番、保管場所、帳簿上の在庫数、実際に数えた数量、差異、備考欄などを入れておくと、確認作業がしやすくなります。 
エクセルで棚卸表を作成する場合は、入力欄や計算式を事前に確認しておきましょう。 

3-2. 棚卸しルールを共有する 

棚卸し前には、社内でカウント方法や記入ルールを統一しておきます。 
担当者ごとに数え方や記入方法が違うと、数量のズレや読み間違いが起きやすくなります。 

以下のように、事前に決めるべきルールを整理しておきましょう。 

特に、品番に数字やアルファベットが含まれる場合は注意が必要です。 
「0（ゼロ）」と「O（オー）」、「1（イチ）」と「I（アイ）」などは読み間違いが起きやすいため、記入方法を統一しておきましょう。 

【間違いやすい数字・アルファベット】

3-3. 数えやすい単位に在庫をまとめる 

バラの商品や小物類は、棚卸し前に数えやすい単位へまとめておきます。 

たとえば、同じ品番の商品を1つの箱にまとめ、箱の見える位置に「品番・商品名・数量」を記載しておくと、当日のカウント時間を短縮できます。 
開封済みの箱や数量変更があった箱は、そのままにせず、実際の数量を確認して記録しておきましょう。 

【同じ種類でまとめ、商品名・商品名・個数を箱に書いておく】

3-4. 入出庫を止める時間帯・記録方法を決める 

棚卸し中に商品が入出庫すると、実在庫と記録がずれやすくなります。 
そのため、可能であれば棚卸し中は入出庫を一時停止します。 

どうしても止められない場合は、商品名、品番、数量、区分、担当者などを別紙や別データで記録し、通常の棚卸結果と混ざらないように管理しましょう。 

3-5. 不良品・返品予定品・預かり品を分ける 

不良品、返品予定品、預かり品、廃棄予定品などは、通常在庫と混ざらないように事前に分けておきます。 

判断に迷いやすい在庫は、ラベルやメモで状態を分かるようにしておくと、当日のカウント作業や終了後の差異確認を進めやすくなります。

4. 棚卸し前日にやること

前日は新しい作業を増やすよりも、これまで準備してきた内容を点検し、当日に迷わずカウントを始められる状態に整えることが大切です。

4-1. カウントエリアを区切る 

倉庫や店舗の中を、棚、ラック、通路、保管場所ごとに分け、「どこからどこまでを誰が数えるのか」を明確にしておきます。 

棚番号やラック番号がある場合は、棚卸表の保管場所欄と対応させておくと、当日の確認がスムーズです。 

【分かりやすい倉庫マップを作成】

4-2. 担当範囲を最終確認する 

前日には、担当者ごとの作業範囲を最終確認します。 

欠席者や人員変更がある場合は、代替担当者を決めておきましょう。 
また、「誰が最終確認をするのか」「差異が出たときに誰へ報告するのか」も再確認しておきます。 

4-3. 棚卸表・筆記具・端末を準備する 

棚卸表、筆記具、バインダー、電卓、パソコン、タブレット、バーコードリーダーなどを準備します。 

エクセルや在庫管理システムに入力する場合は、ファイルの保存場所、入力権限、ログイン情報、ネットワーク環境も確認しておきましょう。 

4-4. 当日の進行を共有する 

棚卸し当日の流れを、関係者に共有しておきます。 

たとえば、以下のように大まかな進行表を作っておくと、当日の動きが分かりやすくなります。 

実際の時間は、在庫数や拠点規模に応じて調整します。 
重要なのは、作業の順番と確認のタイミングを事前に共有しておくことです。 

4-5. 事前カウント後に動いた在庫を確認する 

事前カウントした在庫がある場合は、前日時点で数量に変更がないか確認します。 

入荷、出荷、返品、移動などで在庫が動いている場合は、変更後の数量を棚卸表に反映しておきましょう。

ミスを発見した場合、その場所の担当スタッフに確認し、すみやかに修正や対処をします。

5. 棚卸し当日の進め方

棚卸し当日は、事前に決めたルールに沿って、実在庫のカウント、記録、入力、照合を順番に進めます。

5-1. STEP1｜朝礼でルールと担当範囲を確認する

棚卸しを始める前に、朝礼やミーティングで当日の進め方を確認します。 

担当範囲、カウント単位、棚卸表への記入方法、入出庫が発生した場合の対応、差異が出たときの報告先を確認してから作業を始めましょう。

5-2. STEP2｜入出庫を停止または別管理にする

カウントを始める前に、棚卸し対象エリアの入出庫を停止します。 

業務上どうしても入出庫を止められない場合は、棚卸し中に動いた商品を別管理し、棚卸結果と混ざらないように記録します。

5-3. STEP3｜実在庫をカウントする

担当エリアごとに実在庫をカウントします。 

バラで数える、箱単位で数える、ケース単位で数えるなど、事前に決めた単位に沿って数えましょう。 
外装に数量が書かれている箱でも、開封済みの場合や、数量変更があった場合は中身を確認します。

5-4. STEP4｜棚卸表に記録する

カウントした数量は、棚卸表にその場で記録します。 
可能であれば、1人が数量を読み上げ、もう1人が棚卸表に記入すると確認しやすくなります。 

備考欄がある場合は、開封済み、箱破損、返品予定、不良品など、後から確認が必要になりそうな情報も残しておきましょう。

【確認作業は2人1組がおすすめ】

5-5. STEP5｜記入漏れ・重複カウントを確認する 

カウントが終わったら、記入漏れや重複カウントがないかを確認します。 

棚や箱にチェック済みの印を付ける、カウント済みエリアを色分けするなど、どこまで確認したかが分かるようにしておくと、二重に数えるミスを防ぎやすくなります。 

5-6. STEP6｜エクセルや在庫管理システムへ入力する 

棚卸表の内容を、エクセルや在庫管理システムへ入力します。 

エクセルに入力する場合は、上書きミス、消去ミス、品番の読み間違いに注意が必要です。 
入力後は、別の担当者が数量や品番を確認しましょう。 

5-7. STEP7｜帳簿在庫と照合する 

入力が終わったら、実在庫の数量と帳簿上の在庫数を照合します。 

差異がある場合は、すぐに帳簿を修正するのではなく、再カウントや入出庫履歴の確認を行います。

6. 棚卸し終了後にやること

棚卸し終了後は、入力漏れや二重計上を確認し、差異が大きい商品や確認に時間がかかった箇所を記録します。

6-1. 入力漏れ・二重計上を確認する 

棚卸結果をエクセルや在庫管理システムに入力したら、入力漏れや二重計上がないかを確認します。 

紙の棚卸表を使っている場合は、記入済みの棚卸表と入力データを照らし合わせ、すべての商品が正しく反映されているかを確認しましょう。 

6-2. 差異が大きい商品を再カウントする 

帳簿在庫と実在庫に大きな差異がある商品は、再カウントを行います。 

カウント漏れ、重複カウント、記入ミス、入力ミス、保管場所違いなどによって、一時的に差異が発生している可能性があります。 
該当商品の保管場所や、別の棚・箱に同じ商品がないかを確認しましょう。 

6-3. 差異原因を記録する 

再カウントや履歴確認を行っても差異が残る場合は、分かる範囲で原因を記録します。 

原因を記録せずに数量だけを修正すると、同じような差異が繰り返し発生する可能性があります。 
棚卸しは在庫数を合わせるだけでなく、日常の在庫管理の課題を見つける機会として活用しましょう。 

6-4. 次回に向けて作業時間・つまずいた箇所を残す 

棚卸しが終わったら、作業にかかった時間や、確認に時間がかかった商品、ミスが起きやすかったエリアを記録しておきます。 

たとえば、以下のような内容を残しておくと、次回の準備に活かしやすくなります。 

振り返りを残しておくと、次回の棚卸しで「前回どこに時間がかかったのか」「どの作業を事前に改善すべきか」が分かりやすくなります。

7. 棚卸しをスムーズに進めるためのチェックリスト

棚卸しは、事前準備から当日のカウント、終了後の確認まで、複数の工程に分かれます。 
やるべきことを頭の中だけで管理していると、担当者への共有漏れや、当日の確認漏れが起こりやすくなります。 

そのため、棚卸し前にはチェックリストを用意し、準備状況や作業の進捗を確認できるようにしておくことが大切です。 

ここでは、1ヶ月前・1週間前・前日・当日・終了後に分けて、確認しておきたい項目を整理します。 

7-1. 1ヶ月前のチェックリスト 

1ヶ月前は、棚卸し全体の方針を決める時期です。 

日程や対象範囲、担当者を決め、当日までに整理すべき在庫を確認しておきましょう。 

7-2. 1週間前のチェックリスト 

1週間前は、棚卸し当日に使う資料やルールを整える時期です。 
棚卸表や在庫リストを準備し、担当者ごとの判断がばらつかないようにルールを共有します。 

7-3. 前日のチェックリスト 

前日は、当日に迷わず作業を始められるように、担当範囲や必要な道具、進行スケジュールを最終確認します。 

7-4. 当日のチェックリスト 

当日は、作業開始前にルールを確認し、カウント・記録・入力・照合を順番に進めます。 
作業中は、どこまで確認したかが分かるようにしておくことが重要です。 

7-5. 終了後のチェックリスト 

棚卸し終了後は、入力漏れや二重計上を確認し、差異が出た商品や作業上の課題を記録します。 
次回に向けた改善点を残しておくことで、棚卸し作業を効率化しやすくなります。 

チェックリストは、一度作成して終わりではありません。 

棚卸しのたびに見直し、実際に起きたミスや確認に時間がかかった項目を反映していくことで、自社に合った棚卸し手順に改善できます。 

8.棚卸し作業が毎回大変な場合は、日常の在庫管理を見直す

棚卸しの手順を整えることで、当日のカウントや確認作業は進めやすくなります。 

しかし、毎回のように「在庫数が合わない」「差異確認に時間がかかる」「エクセルへの転記作業が多い」と感じている場合、原因は棚卸し当日の作業だけではないかもしれません。 

8-1. 棚卸し当日だけ改善しても限界がある 

日常的に在庫情報が正しく更新されていない場合、棚卸し当日にどれだけ丁寧に数えても、帳簿在庫との差異は発生しやすくなります。 

たとえば、以下のような状態が続いている場合は注意が必要です。 

棚卸しは、日々の在庫管理のズレが表面化しやすいタイミングです。毎回大きな差異や確認作業が発生している場合は、棚卸しのやり方だけでなく、普段の在庫管理方法も見直しましょう。 

8-2. 受発注・入出庫・在庫更新が分断されていると確認作業が増える 

在庫差異が起きやすい原因の一つに、受発注、入出庫、在庫更新が別々に管理されていることがあります。 
注文は電話やFAXで受け、出荷指示は紙で管理し、在庫数はエクセルで手入力している場合、どこかの工程で転記漏れや更新遅れが起こりやすくなります。 

特に、BtoB取引では、取引先ごとに注文方法や納品条件が異なることも多いため、受発注と在庫管理が分断されていると、棚卸し時の確認負担が大きくなりがちです。 

8-3. 受発注と在庫管理を一元化すると、棚卸し前後の確認を減らしやすい 

棚卸しのたびに在庫差異や確認作業が多く発生している場合は、日々の受発注や入出庫、在庫更新を一元管理できる仕組みを整えることも有効です。 

注文受付、出荷処理、在庫更新が別々に管理されていると、どこかの工程で転記漏れや更新遅れが起こりやすくなります。 
反対に、受発注と在庫管理を連携して管理できれば、日々の在庫情報を確認しやすくなり、棚卸し前後の照合作業も減らしやすくなります。 

WONDERCARTは、BtoBの受発注業務と在庫管理をオンラインで一元化できるシステムです。 
電話やFAXによる注文対応、手作業での在庫更新、エクセルへの転記作業を減らすことで、日々の在庫情報を管理しやすくなります。

棚卸し作業そのものをなくすものではありませんが、受注・発注・入出庫・在庫更新の情報を一元管理しやすくなるため、棚卸し前後の確認作業や差異確認の負担を減らしやすくなります。 

9.まとめ

棚卸しをスムーズに進めるには、当日のカウント作業だけでなく、事前準備から終了後の確認までを一連の流れとして整えることが重要です。 

この記事のポイントは、以下のとおりです。 

• 棚卸しは「準備・カウント・確認・振り返り」の4つに分けて進める 

• 1ヶ月前から日程・対象在庫・担当者・保管場所を整理しておく 

• 1週間前までに棚卸表を準備し、カウント単位や記入ルールを共有する 

• 当日は、実在庫のカウント、記録、入力、照合を順番に進める 

• 終了後は、差異やつまずいた箇所を記録し、次回の改善に活かす 

棚卸しは、毎回同じ手順を繰り返すだけではなく、前回の課題をもとに改善していくことで、作業時間や確認工数を減らしやすくなります。 

特に、棚卸しのたびに在庫差異や確認作業が多く発生している場合は、当日の進め方だけでなく、日々の受発注・入出庫・在庫更新の管理方法も見直してみましょう。

本記事で、正しい棚卸しのやり方を把握し、ミスなく短時間で実践できることを願っています。

#棚卸し #やり方