カタログをデジタル化するメリット11選｜紙・PDFとの違いと進め方

紙カタログは、商談や展示会で手渡ししやすく、商品を見比べながら説明できる便利な営業ツールです。 
一方で、印刷・配送コストがかかる、価格改定や商品情報の変更にすぐ対応しにくいといった課題もあります。  

こうした課題を補う方法として有効なのが、カタログのデジタル化です。 
商品情報をWeb上でも確認できるようにすることで、更新・検索・共有がしやすくなります。 
さらに、見積依頼や注文導線と組み合わせることで、営業活動や受発注業務の効率化にもつなげやすくなります。  

この記事では、紙カタログ・PDFカタログの課題、デジタル化するメリット、紙・PDF・デジタルカタログの違い、紙の良さも活かしながらデジタル化を進める方法と注意点を解説します。

1. カタログのデジタル化とは

カタログのデジタル化とは、紙で管理していた商品カタログをWeb上で閲覧・共有・更新できる形にすることです。 
単に紙カタログをPDF化するだけでなく、商品検索、カテゴリ表示、画像・動画の掲載、見積依頼、注文受付など、Webならではの機能を組み合わせて活用するケースもあります。 

1-1. 紙カタログをWeb上で見られる形にすること

紙カタログは、手元でページをめくりながら商品を比較でき、担当者が説明を加えながら提案しやすいため、営業活動や展示会、商談時の資料として便利です。 
一方で、印刷後に商品情報や価格が変わると、修正や再印刷が必要になってしまいます。 

カタログをデジタル化すると、商品情報をWeb上で管理できるため、必要に応じて情報を更新しやすくなります。 
営業担当者や取引先も、URLや専用ページから最新の商品情報へアクセスできるようになります。 

Web上で閲覧できる情報は、主に以下のように整理できます。 

紙カタログでは伝えきれない詳細情報や注文導線も、デジタル化によって補えます。 

1-2. PDF化とデジタルカタログ化の違い

カタログのデジタル化というと、紙カタログをPDFにすることをイメージする方も多いかもしれません。 

PDF化は、既存の紙カタログをそのままデータ化できるため、比較的始めやすい方法です。 
ただし、PDF化は紙面をデータ化しただけなので、商品検索や情報更新、閲覧データの分析には限界があります。 

一方、デジタルカタログ化では、商品情報をWebページやシステム上で管理します。 
商品情報をページ単位ではなく商品単位で管理できるため、価格や仕様を個別に更新しやすくなります。 

また、カテゴリや条件で商品を探せるようにしたり、商品ページから見積依頼・注文画面へつなげることもできます。 
紙面をそのまま見せるだけでなく、商品を探す・比較する・問い合わせるといった行動につなげられる点が、PDF化との大きな違いです。 

PDF化は「紙カタログをデータで配布する方法」、デジタルカタログ化は「商品情報をWeb上で活用する方法」と考えるとわかりやすいでしょう。

2. 紙カタログ・PDFカタログの課題

紙カタログやPDFカタログには、それぞれの良さがあります。
しかし、商品点数が多い企業や、価格改定・仕様変更が頻繁に発生する企業では、運用上の課題が残りやすくなります。 

2-1. 印刷・配送コストがかかる

紙カタログは、印刷部数が多いほどコストがかかります。 

商品点数が多い場合や、ページ数が多い場合は、制作費や印刷費も大きくなります。 
さらに、営業所や取引先へ展開する場合は、配送費や在庫管理の手間も発生します。 

また、カタログを印刷した後に商品情報が変わると、情報が古いカタログが残ってしまい、修正版を再印刷すれば、さらに費用がかかります。 

なお、紙カタログを郵送・配送する場合は、印刷費だけでなく送付にかかる費用も考慮する必要があります。 
日本郵便の国内料金表は随時更新されているため、カタログの配布部数や送付頻度が多い企業では、最新の料金を確認しながら紙カタログの運用コストを見直すことが大切です。 
※参考：郵便局「国内の料金表」 

2-2. 商品情報や価格をすぐに更新できない

紙カタログでは、価格改定や仕様変更があっても、すぐに内容を反映することが困難です。 

PDFカタログも、紙よりは差し替えやすいものの、ファイルを更新して再配布する必要があります。 
営業担当者や取引先が古いPDFを保存している場合、最新版に更新されない可能性もあります。 

特に、価格、仕様、品番、新商品、販売終了商品、在庫状況、納期目安などは変更が生じやすい情報です。 
更新が遅れると、営業担当者と取引先の間で認識違いが起こりやすくなります。 

2-3. 必要な商品を探しにくい

紙カタログは、ページをめくりながら全体を見られる一方、目的の商品の検索には手間がかかります。 

PDFカタログではキーワード検索ができますが、商品カテゴリや条件で絞り込むには限界があります。 
商品点数が多い場合、取引先が目的の商品にたどり着くまでに時間がかかることもあります。 

商品を探しにくい状態が続くと、取引先が必要な商品にたどり着けず、検討や注文が途中で止まってしまう可能性があります。 

2-4. 営業や取引先に最新版を共有しにくい

紙カタログやPDFカタログでは、どの版が最新なのかを管理しにくい場合があります。 

営業担当者が古い資料を使っていたり、取引先が以前に保存したPDFを見ていたりすると、価格や仕様の認識違いが起こりやすくなります。 

また、商品情報を更新するたびに、社内や取引先へ案内を出す必要があるため、共有作業にも手間がかかります。 

2-5. 閲覧状況や反応を把握しにくい

紙カタログでは、どの商品ページがよく見られているのか、どの取引先がどの商品に関心を持っているのかを把握できません。 

PDFカタログも、メールで送付しただけでは、実際にどのページが見られたのかまではわかりません。 

そのため、営業活動に活かせるデータが残りにくく、商品ごとの関心度や改善点を把握しづらいという課題があります。

3. カタログをデジタル化するメリット11選

カタログをデジタル化すると、紙やPDFだけでは対応しにくかった課題を解消しやすくなります。
まず、主なメリットを一覧で確認しましょう。 

3-1. 印刷・配送コストを削減できる

デジタルカタログはWeb上で閲覧できるため、紙カタログの印刷部数を抑えられます。 

すべての紙カタログを廃止しなくても、商談用や展示会用に必要な部数だけを印刷し、詳細情報や最新版はWebで確認してもらう運用にすれば、印刷・配送コストを圧縮できます。 

3-2. 商品情報をすぐに更新できる

デジタルカタログでは、商品情報をWeb上で更新できます。 

価格改定、仕様変更、新商品の追加、販売終了商品の非表示などにも対応しやすく、営業担当者や取引先へ最新情報を届けやすくなります。 

紙やPDFのように、再印刷や再配布を待つ必要がない点は大きなメリットです。 

3-3. 旧版カタログの使用を防ぎやすい

Web上のカタログを最新情報の参照先にしておけば、古い紙カタログや古いPDFを使い続けるリスクを減らせます。 

たとえば、紙カタログにはQRコードやURLを掲載し、最新の価格・在庫・仕様はWebで確認してもらう運用にすることもできます。 

紙の使いやすさを残しながら、情報の正確性を補える点がデジタル化の強みです。 

3-4. 商品検索がしやすくなる

デジタルカタログでは、商品名、品番、カテゴリ、用途、仕様などで検索しやすくなります。 

商品点数が多い場合でも、条件を絞って探せるため、取引先の利便性も向上します。 

営業担当者にとっても、商談中に商品を探しやすくなり、提案スピードの向上につながります。 

3-5. 画像・動画・リンクを活用できる

紙カタログでは掲載できる情報量や内容に限りがあります。 

デジタルカタログでは、商品画像を複数掲載したり、動画で使用イメージを伝えたり、関連商品や仕様書へのリンクを設置したりできます。 

商品理解を深める情報を追加しやすいため、紙面だけでは伝えきれない魅力を補えます。 

3-6. 営業資料として共有しやすい

デジタルカタログは、URLで共有できます。 

営業担当者は、商談後に関連商品ページを取引先へ送ったり、問い合わせ内容に合わせて該当商品を案内したりしやすくなります。 

また、社内で同じ情報を参照できるため、営業担当者ごとの説明のばらつきも抑えやすくなります。 

3-7. 取引先がいつでも閲覧できる

デジタルカタログは、取引先が必要なタイミングで閲覧できます。 

営業時間外や担当者不在時でも、商品情報を確認できるため、問い合わせずとも自己解決できるようになります。 

特にBtoB取引では、取引先の発注担当者が過去の商品や類似商品を確認する場面も多いため、いつでも見られる環境を整えることは顧客満足度向上につながります。 

また、新日本印刷のデジタルカタログでは、掲載商品の画像をダウンロードできるため、営業資料や提案書の作成にも活用できます。 
紙カタログの良さを残しながら、商品情報の共有や営業提案を効率化したい方は、詳細資料をご覧ください。 

資料はこちらから

見開きページで画像を一括ダウンロードできるので、デジタルカタログの商品画像を提案書などの資料作成に活用できます。
※画像ダウンロード機能はスマホには対応しておりません。

3-8. 閲覧データを分析できる

デジタルカタログでは、どの商品ページが見られているか、どのカテゴリへの関心が高いかなどを把握しやすくなります。 

閲覧データを分析すれば、営業活動や商品企画、カタログ改善に活用できます。 

たとえば、よく見られているのに問い合わせが少ない商品は、価格や説明文、導線を見直すなど、改善のきっかけになります。 

3-9. 見積・注文導線につなげやすい

デジタルカタログは、商品情報を見せるだけでなく、見積依頼や注文受付につなげやすい点もメリットです。 

商品ページから見積依頼フォームや注文画面へ遷移できるようにすれば、取引先は商品を確認した流れで次のアクションを取りやすくなります。 

紙カタログやPDFでは、商品を見た後に電話・FAX・メールで問い合わせる必要があります。 
デジタル化することで、情報確認から見積・注文までの動線を一つにつなげられます。 

3-10. カタログ更新を内製化しやすい

デジタルカタログは、運用ルールを整えれば社内で更新できるようになります。 

たとえば、商品情報の追加、画像差し替え、価格変更、販売終了商品の非表示などを社内で対応できるようにすると、制作会社への依頼や差し替え待ちの時間を減らせます。 

3-11. ペーパーレス化・業務効率化につながる

カタログをデジタル化すると、印刷物の削減だけでなく、営業資料の共有、商品情報の更新、取引先からの問い合わせ対応なども効率化しやすくなります。 

紙を完全になくすのではなく、紙とデジタルを使い分けることで、営業現場の使いやすさを残しながら業務負担を減らせます。

4. 紙・PDF・デジタルカタログの違い

紙カタログ、PDFカタログ、デジタルカタログには、それぞれ向いている用途があります。
重要なのは、どれか一つに絞ることではなく、自社の商品特性や営業スタイルに合わせて使い分けることです。 

4-1. 紙・PDF・デジタルカタログの比較表 

紙カタログは、手に取って見てもらいやすい点が強みです。 
PDFカタログは、既存の紙面をそのままデータで共有しやすい点がメリットです。 

一方、デジタルカタログは、更新性や検索性、見積・注文導線との連携に強みがあります。 

4-2. 目的別に見るカタログ形式の選び方

展示会や商談で商品を印象づけたい場合は、紙カタログが向いています。 
ブランドの世界観を伝えたり、商談中にページをめくりながら説明したりしやすいためです。 

既存の紙カタログを手軽に共有したい場合は、PDFカタログが有効です。 
短期間でデータ化しやすく、メールやWebサイトで配布できます。 

一方、商品情報を頻繁に更新したい場合や、取引先に最新情報を確認してもらいたい場合は、デジタルカタログが向いています。 
見積依頼や注文受付と連携すれば、営業活動や受発注業務にも活用しやすくなります。 

紙カタログ、PDFカタログ、デジタルカタログは、どれか一つに置き換えるものではありません。 
たとえば、展示会や商談では紙カタログを活用し、最新の商品情報や見積・注文はWeb上で確認できるようにすると、紙の使いやすさとデジタルの更新性を両立しやすくなります。

5. カタログをデジタル化するときの進め方

カタログをデジタル化するときは、いきなりツールを導入するのではなく、目的や運用ルールを整理してから進めることが大切です。
ここでは、基本的な進め方を5つのステップで紹介します。 

5-1. デジタル化する目的を決める

まずは、なぜカタログをデジタル化するのかを明確にしましょう。 
目的が曖昧なまま進めると、必要な機能や運用方法が定まりません。 

たとえば、以下のような目的が考えられます。 

• 印刷コストを削減したい 
• 商品情報をすぐに更新したい 
• 営業担当者や取引先に最新情報を共有したい 
• 取引先が商品を探しやすい環境をつくりたい 
• 見積依頼や注文につなげたい　など 

目的によって、必要な仕組みや優先すべき機能は変わります。 

5-2. 掲載する商品情報を整理する

次に、デジタルカタログに掲載する商品情報を整理します。 
紙カタログやPDFをそのまま移行するだけでは、Web上で探しやすい形にはなりません。 

整理しておきたい商品情報は、以下のように分類できます。 

商品情報が不足していると、取引先が自己解決できず、デジタル化後も問い合わせ対応が続いてしまいます。 

5-3. 公開方法と閲覧対象を決める

デジタルカタログは、誰にどの範囲まで公開するかを決めておく必要があります。 
たとえば、一般公開するのか、取引先だけが見られるようにするのか、営業担当者だけが使うのかによって、設計が変わります。 
ログインの有無や、取引先ごとの表示内容もあわせて検討しましょう。 

BtoB取引では、取引先ごとに価格や表示商品を分けたい場合もあります。 
公開範囲をあらかじめ決めておくことで、運用開始後の混乱を防ぎやすくなります。 

5-4. 更新担当者と更新頻度を決める

デジタルカタログは、公開して終わりではありません。 
商品情報、価格、在庫、販売終了商品、新商品などを継続的に更新する必要があります。 

そのため、更新作業は以下のような流れで整理しておくと運用しやすくなります。 

あわせて、価格改定時の反映方法、販売終了商品の非表示ルール、更新頻度を決めておくと、公開後の運用がスムーズになります。 

5-5. 必要に応じて見積・注文導線と連携する

カタログを営業活動や受発注業務に活用したい場合は、商品ページから見積依頼や注文受付へつなげる設計も検討しましょう。 

たとえば、商品ページに以下のような導線を設置します。 

• 見積依頼ボタン 
• 注文ボタン 
• 問い合わせボタン 
• 関連商品の表示 
• 過去の注文履歴への導線 

商品情報を確認した取引先が、そのまま見積や注文へ進めるようにすると、問い合わせや受注処理の効率化につながります。

6. カタログをデジタル化するときの注意点

カタログのデジタル化は多くのメリットがありますが、進め方を誤ると、社内でも取引先にも使われにくい状態になってしまいます。
ここでは、導入前に注意しておきたいポイントを紹介します。 

6-1. PDFを置くだけでは使いにくい場合がある

既存の紙カタログをPDF化するだけでも、データ共有はしやすくなります。 
ただし、商品点数が多い場合や、価格・仕様変更が頻繁に発生する場合は、PDFだけでは使いにくいことがあります。 

たとえば、商品を検索しにくい、最新版がわかりにくい、見積や注文につながりにくいといった課題が残る可能性があります。 
PDF化は始めやすい方法ですが、目的によってはWeb上で商品情報を管理できる仕組みまで検討するとよいでしょう。 

6-2. スマートフォンやタブレットでの見やすさを確認する

デジタルカタログは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットで閲覧されることもあります。 

総務省の「令和6年通信利用動向調査」では、2024年8月末時点の世帯における情報通信機器の保有割合は、スマートフォンが90.5％、パソコンが66.4％、タブレット型端末が37.7％となっています。 
※出典：総務省「令和6年通信利用動向調査」世帯全体編 表番号7「問1 情報通信機器の保有状況」 

営業担当者が商談先でタブレットを使って説明する場合や、取引先がスマートフォンで商品を確認する場合もあるため、デジタルカタログを作成する際は、画面サイズに合わせた見やすさを確認しましょう。 

たとえば以下の画像のように、同じ画面を開いてもパソコンとスマートフォン・タブレットでは表示される画像に違いが出てしまいます。特に、以下の点を確認しましょう。 

• 文字サイズが小さすぎないか 
• 商品画像が見やすいか 
• カテゴリや検索機能が使いやすいか 
• 見積・注文ボタンが押しやすいか 
• 読み込み速度に問題がないか 

6-3. 商品情報の更新ルールを曖昧にしない

デジタルカタログは更新しやすい反面、更新ルールが曖昧だと情報が古いまま残る可能性があります。 
たとえば、価格改定が反映されていない、販売終了商品が掲載されたままになっている、画像や仕様が古いままになっているといった状態です。 

このような状態が続くと、取引先からの問い合わせや誤注文につながります。 
更新担当者、更新頻度、承認フローを決めておき、最新情報を保てる運用体制を整えましょう。 

6-4. 社内・取引先への共有方法まで設計する

デジタルカタログを作成しても、社内や取引先に使われなければ効果は出ません。 
営業担当者がどのように案内するのか、取引先へどのタイミングで共有するのか、紙カタログとどう併用するのかまで設計しておくことが大切です。 

共有方法は、利用シーンごとに設計しておくと活用しやすくなります。 

作って終わりではなく、営業活動や取引先対応にどう組み込むかを考えることで、デジタルカタログを活用しやすくなります。

7. まとめ

カタログをデジタル化すると、印刷・配送コストの削減だけでなく、商品情報の更新、検索性の向上、営業資料としての共有、閲覧データの活用などにつながります。 
特に、商品点数が多い企業や、価格改定・仕様変更が頻繁に発生する企業では、紙カタログやPDFだけで最新情報を届け続けるのは困難です。  

一方で、紙カタログには、商談や展示会で手渡ししやすく、商品を見比べながら説明しやすいというメリットがあります。  
紙を完全になくすのではなく、紙カタログとデジタルカタログを組み合わせることで、紙の使いやすさとデジタルの更新性・検索性を両立できます。  

WONDERCARTでは、紙カタログと連動しながら、商品情報の確認、見積依頼、注文受付、取引先別の価格表示などをWeb上で行えます。  

紙カタログの良さを残しながら、商品情報の更新や受発注業務を効率化したい方は、WONDERCARTの資料をご覧ください。  

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