「リード獲得のために展示会出展したけど成果が出ない」
「そもそも大きなブースじゃないと集客できないのでは」
こんなお悩みはありませんか？
私たちWONDERLINEチームは今年2024年のJapan IT Week【春】に出展し、前年比3.6倍のリードを獲得しました。
この記事では、展示会準備から当日までの私たちの取り組み内容を、包み隠さずご紹介します。
取り組み内容はこちらです。
| 1.展示会準備の取り組み ・プロジェクトマネジメント ・情報共有ミーティング ・新たなコンテンツ ・集客・接客のアイデア 2.展示会の搬入・設営の取り組み ・搬入 ・設営 3.展示会会期中の取り組み ・ブースへ呼び込む工夫 ・ WONDERLINEを活用した接客の工夫 |
目次
1.展示会準備の取り組み
私たちWONDERLINEチームがJapan IT Weekに出展するのは、今回が6回目。
Japan IT Weekは、最新のIT・DX製品やソリューションが一堂に集まる、日本最大級のIT・DXの展示会です。
これまで出展するたびに着実にリード獲得数を伸ばし、スタッフ一人ひとりがノウハウを身につけてきました。
そこで今回は、これまでの2倍にブース面積を拡大し、リード獲得数も2倍という高い目標を設定。
この高い目標を達成するためには、準備が重要なポイントでした。
1-1.プロジェクトマネジメント
展示会に出展するには、出展の申し込みからブース制作、スタッフの手配など様々な準備が必要です。
今回は今までの2倍のブース面積に拡大したため、特にプロジェクトマネジメントが肝心。
そこで活用したのがWBS（Work Breakdown Structure：作業分解構造図）です。
WBSのメリットは、大きなタスクを分解して、それぞれのタスクに担当者・開始日・終了日を設定できることです。
この設定によりプロジェクトの全体像を俯瞰的に把握でき、チーム全員のタスクが見える化されました。
これまでの出展経験をもとに必要なタスクをピックアップして、工数や期間を設定。
担当者もメイン担当のほかにサブ担当を設定し、タスクごとに2、3人でフォローし合うようにしました。
進捗度は、進捗率をパーセンテージで色分け表示し、ひと目で分かるように。
さらに各タスクのメイン担当者は、毎週末にプロジェクトリーダーに進捗度を報告することをルール化して、抜けもれや停滞がないよう徹底してプロジェクトマネジメントしました。
1-2.情報共有ミーティング
各タスクはWBSで管理しましたが、スタッフの情報共有や勉強会のため、ミーティングも開催しました。
チーム全員での全体ミーティング、ブースに呼び込む担当者のためのミーティングなど、役割別に頻度を変えてミーティングを実施し、支社メンバーはオンラインで参加しました。
ブースへの呼び込み担当のミーティングでは、トークスクリプトを見ながら読み合わせしたり、ロールプレイングも行いました。
1-3.新たなコンテンツ
展示会で集客するためには、目玉となるコンテンツが必要です。
今回、私たちが新たに用意したのが生成AIアバター「WONDERGIRL」との音声チャット。
生成AIアバター「WONDERGIRL」は、前回出展した2023年のJapan IT Week「秋」でWONDERLINEのイメージキャラクターとしてデビューしていましたが、音声チャットは今回が初登場。
WONDERLINEに搭載して、11台のタッチパネルモニターで体験していただくほか、音声チャット専用のサイネージも用意しました。
初めて動くWONDERGIRLを見て、スタッフも興味津々。
展示会に向けてWONDERGIRLが適切な受けこたえができるよう、様々なプロンプト※を入力しました。
※プロンプト：AIが適切な応答をするための指示
また、今回のプロジェクトリーダー・Sさんの提案で、WONDERGIRLの顔はめパネルを作成しました。
パネル右上のQRコードはWONDERGIRLとの音声チャットへのリンクです。
展示会ではたくさんのお客様との会話のきっかけになりました。
1-4.集客・接客のアイデア
今回初めての試みとして、展示ブースでBGMを流すことにも挑戦しました。
アーティストのYUKIの楽曲に「ワンダーライン」という曲があり、「人と人を繋ぐ見えない線」というテーマも、私たちの WONDERLINEにピッタリ！
そこでJASRACに展示会での楽曲使用について問い合わせ、申し込み手続きを行いました。
もちろんJapan IT Weekの音量規定もしっかり確認しました。
展示会ではBGMに気付いて足を止めてくださるお客様もいて、出展している私たちスタッフの気分も盛り上がりました。
また、私たちのブースで接客するスタッフは、営業、開発、インサイドセールス、クリエイティブと様々な属性なので、お客様に自己紹介するためにスタッフシールを作りました。
スタッフシールにはMBTI診断のタイプも記入し、こちらも気付いて話しかけていただくお客様が多くいらっしゃいました。
今回のノベルティは「鼻セレブプレミアム」でした。
私たちのWONDERLINEも鼻セレブのように様々な用途に活用できるという共通点で、こちらを選びました。
荷物が多くなりがちな展示会では軽くてかさばらないこのティッシュが好評で、たくさんのお客様に足を止めていただくことができました。
展示会の準備は、これまでの出展経験からのノウハウを活かした上に新たなコンテンツやアイデアを盛り込んで、着々と進められました。
2.展示会の搬入・設営の取り組み
Japan IT Weekの設営は、開催前の2日間だけです。
ブース設営は施工会社に依頼しましたが、配布資料や展示物など自社で準備して会場へ搬入するものも多くありました。
ブース設営について詳しくは「【展示会の設営方法】集客効果の高いブースを作る基本の準備」をお読みください。
2-1.搬入
搬入はハイエース1台にタッチパネルモニターやサイネージ、配布資料やノベルティ、台車などを積み込み、会場まで運びました。
機材や資料・ノベルティなどは会場に届けてもらうことも可能です。
その場合は小間番号と受け取り時間をしっかり確認しておきましょう。
また、機材やケーブルなどをレンタルする場合は、わかりやすい目印をつけておくことも大切です。
展示会後の撤収ではゆっくり機材を確認したり仕分けする余裕はないので、レンタルするなら1社で全部借りるようにすると、仕分けの手間が減らせます。
2-2.設営
ブースの建て込みは専門の業者に依頼する会社がほとんどです。
準備の1日目は業者による施工のため、私たちの設営スタッフは、展示会前日に会場入りしました。
展示会前日にはブース施工が完了しているので、会場まで運んできた機材や資料、レンタル機材の設営を行います。
さらに私たちのブースでは、サービス紹介用に展示ブースの360°バーチャルツアーの撮影も行いました。
こちらは1時間弱で撮影でき、翌日からのオンライン展示会に搭載できるスピード感も魅力のサービスです。
ここまでで展示ブースは完了。いよいよ翌日からJapan IT Weekが始まります。
3.展示会会期中の取り組み
いよいよ展示会当日を迎えました。
お揃いのユニフォームに着替え、朝礼で変更点の共有など最終確認を行います。
3-1. ブースへ呼び込む工夫
今回の集客の目玉は、なんといっても生成AIアバター「WONDERGIRL」との音声チャット。
ブースの角に設置したサイネージに大きく映し出したWONDERGIRLが動いてしゃべる様子に、たくさんの来場者が足を止めてくださいました。
また、ブースの3方向に設置したパネルには、WONDERLINEで解決できる営業課題や関連するキーワード・コピーを羅列。
蛍光グリーンの鮮やかなパネルが目を引き、撮影していくお客様も多くいらっしゃいました。
サイネージの反対側には大型の壁面モニターを設置。
ここで接客すると通りがかった方が足を止めて一緒に聞いてくださり、セミナーを開催しているような雰囲気になり、さらに立ち止まってくださる方が増える、という好循環が生まれました。
呼び込み担当スタッフもブラッシュアップしてきたトークスクリプトとノベルティを活用し、接客スタッフが追いつかないほどのお客様をブースに呼び込むことができました。
3-2. WONDERLINEを活用した接客の工夫
今回、WONDERLINE上に4つのブースを作成しました。
「オンライン展示会」「360°バーチャルツアー」「AIアバター音声チャット」「ナレッジマネジメント」の4種類で、いずれもWONDERLINEの特長や活用方法を紹介するものです。
各ブースのサービス紹介ページにはそれぞれの展示ブースのテーマに合わせたWONDERLINEの活用方法や提案内容をまとめました。
つまり、WONDERLINEをお客様に見せながら、そのページに書かれていることを読むだけでサービス紹介ができるというわけです。
これによってスタッフ全員のトークレベルが揃えられ、提案内容を底上げすることができました。
今回、WONDERLINEの活用法として「ナレッジマネジメント」のご提案もしていましたが、まさに私たちが実証したことになります。
様々な取り組みや工夫のおかげで、リード獲得数2倍という高い目標も、大幅に超えることができました。
4.まとめ
この記事では私たちWONDERLINEチームの2024年Japan IT Week【春】出展の取り組みを紹介しました。
取り組み内容はこちらです。
| 1.展示会準備の取り組み ・プロジェクトマネジメント ・情報共有ミーティング ・新たなコンテンツ ・集客・接客のアイデア 2.展示会の搬入・設営の取り組み ・搬入 ・設営 3.展示会会期中の取り組み ・ブースへ呼び込む工夫 ・ WONDERLINEを活用した接客の工夫 |
6回目の出展となる今回は、これまでの2倍のブース面積で2倍のリードを獲得という高い目標を掲げましたが、今回も無事目標を達成することができました。
これまでの出展経験を活かした様々な取り組みや工夫と、 WONDERLINEを効果的に活用したことが成功のポイントです。
展示会出展の際に私たちの取り組みをご参考にしていただけたら幸いです。
| オンライン展示会もナレッジマネジメントにも使える WONDERLINE |
「WONDERLINE」は、営業DXに役立つ機能充実のオンライン展示会プラットフォームです。 本記事3章でも紹介しましたが、WONDERLINEで提案資料を共有することで、チーム全員が同じ内容のトーク・提案ができるようになります。 また、オンラインセールスに活用すれば、お客様の行動がマイページで見える化されます。 |
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