医薬品卸の在庫管理｜無駄な仕入れや返品リスクを減らす秘訣とは

「また返品か、このまえ急配だったから今回は余裕もって手配したんだけどな…処方サイクルで予測したのにどうして在庫管理がうまくいかないんだ？」
「システム使って在庫管理してはいるけど、本当に必要なものを必要な量そろえるための在庫管理ってどうしたらいい？」

このように在庫管理のシステム化はできていても、返品や不動在庫の発生など、在庫管理がうまくいかない医薬品卸の方は多いでしょう。
医薬品卸が理想の在庫管理を実現させるには、ずばり「MR・医療機関担当者との信頼構築」が鍵になります。

なぜなら、

・MRとの信頼に基づく連携で需要予測の精度が向上し、無駄な仕入れや返品リスクを削減できるから
・医療機関担当者との強固な信頼関係により、非合理的・非効率的な発注を予防し、再販売品の売りやすさに繋げることができるから

からです。

両者との信頼関係を土台とし、その上で製薬会社・医療機関それぞれの情報を把握しているMRとの連携を強化していきます。
とはいえ医薬品卸の方のなかには、「関係者との信頼関係が重要なんでわかってるけど、そんな時間なんてない！」という方もいるのではないでしょうか。

実感されているとおり、医薬品卸はとにかく忙しいです。
それゆえMRや医療機関の担当者と信頼関係を築いて連携するためにも、医薬品の在庫管理をする時間を捻出する必要があるのです。

そこで本記事ではMRと信頼関係を築いて連携し、在庫管理を的確におこなうため方法だけでなく、時間をどう捻出すべきかも解説していきます。
本記事を読めば、システム化だけではできない在庫管理の適正化の糸口をつかめますので、ぜひご覧ください。

1. 医薬品卸の理想の在庫管理の実現は【MR・医療機関の担当者との信頼構築】が鍵

医薬品卸の理想の在庫管理を実現するには【MR・医療機関担当者との信頼の強化】が鍵になります。

なぜなら、冒頭でもお伝えした通り、

・MRとの信頼に基づく連携で需要予測の精度が向上し、無駄な仕入れや返品リスクを削減できるから
・医療機関担当者との強固な信頼関係により、非合理的・非効率的な発注を予防し、再販売品の売りやすさに繋げることができるから

からです。

両者との信頼関係を土台とし、その上で製薬会社・医療機関それぞれの情報を把握しているMRとの連携を強化することで理想の在庫管理に近づけるでしょう。

本章では、まず信頼関係の強化によって実現できることについて解説していきます。

1-1. MRとの信頼関係強化

理想の在庫管理を実現するなら、MRとの信頼関係強化は欠かせません。
なぜなら、医薬品卸とMRが信頼関係のもとで連携できると、まず以下のように在庫の需要予測や確保量といった在庫計画を立てやすくなり、緊急時も含め医薬品流通の適正化を図れるようになるからです。

病院の採用医薬品や医師の方針、薬局に来る患者の症状に応じて受注する医薬品が異なるため、医薬品卸の在庫管理は予想外の医薬品を受注するケースも多く、難しい傾向にあります。
しかしMRと信頼を築いて情報を早期に得られれば、たとえ新薬が出る場合でも自社の管轄範囲における医師の方針や病院の採用を競合の医薬品卸よりも先に知ることができます。

MRから得た情報をもとに在庫の確保を事前にしておけば欠品にならず、病院や薬局に納品を素早く済ませられるので、結果的に患者がいち早く使用できるでしょう。
また納品した医薬品に何らかの不良が発生するケースは少なくありません。

この場合もMRとのつながりがあれば、該当する医薬品の不要な発注業務に時間を割くことなく、卸先の薬局や病院への返品対応を優先的に素早く実施できるでしょう。

1-2. 医療機関担当者との信頼関係強化

医薬品卸にとって、医療機関の担当者と信頼関係を築くことは、在庫管理の効率化に直結する重要な取り組みです。
なぜなら日常的に発生している、夜間や休日の急な注文、配達遅延を理由とした契約変更、消費期限ギリギリで返品された再販売品の販売先が見つからない…などのトラブルは、サービスの質だけでなく、医療機関との信頼関係の強さにも大きく左右されるからです。

実際、東京都の保健医療局が発表している「医療機関に対する調査」によると、

という結果になっています。
これは、サービスの“内容”だけではなく、“人”の関与が意思決定に影響を与えている証拠といえるでしょう。

したがって、医療機関との信頼関係は単なる良好な関係づくりにとどまらず、業務の効率化や医療の質向上を支える重要な要素と言えるのです。
医薬品卸としては、在庫管理の精度向上、配達対応の丁寧さ、日常的なコミュニケーションなどを通じて、「この卸がいてよかった」と思われる存在になることが、長期的な契約維持と事業の安定につながるでしょう。

2. 医薬品卸がMR・医療機関担当者と信頼関係を築く方法

医薬品卸が在庫管理を適切におこなうには、MR・医療機関担当者との信頼構築が欠かせないことをおわかりいただけたでしょう。
MRと信頼関係を築くには以下のような方法があり、常に意識することが大切です。

全員の共通課題である、いかに患者へ適切に医薬品を届けられる状況にできるかは、信頼関係を築くうえで非常に重要です。
問い合わせや受発注時の迅速な対応はもちろん、医薬品の物流に関する情報提供を求められたときに正確な情報提供をできると、「きちんと対応してくれる医薬品卸」として評価が高まります。

またコミュニケーションが取りやすい状況を整えられると、お互いの状況を理解しながら意見交換できるので、信頼関係を構築しやすくなるでしょう。
MRや医療機関からの意見や要望を積極的に取り入れようとする姿勢も、一方的なものではなく「共感・理解しようとしてくれる」と捉えてもらえ、信頼を寄せてもらいやすいです。

「あんな医薬品卸には相談や情報提供しても無駄」とならないためには第一に信頼関係が欠かせず、結果として次の章でお伝えする連携強化を図れ、適切な在庫管理につながります。
忘れがちなのは、最後にあげた「誰に対しても変わらない丁寧で平等な対応」をすることです。

業界的に古い体質な文化・慣習もあるでしょうが、時代は変化しています。今一度、ご自身の対応が若手や新人など、立場の弱い人にも平等にできていたか？を振り返ることが大事です。
しかし、実際にこれらの対応を可能にするためには、「時間」を捻出する必要があります。

医薬品卸の方の時間を捻出する方法に関しては、記事の後半、4. 医薬品卸の理想の在庫管理を実現するにはアナログ作業をシステムに置き換えようで解説しています。

3. 医薬品卸が理想の在庫管理に向けてMRとの連携を強化する2つの方法

医薬品卸が在庫管理を適切におこなうには、MR・医療機関担当者との信頼関係の強化が第一に欠かせないことをおわかりいただけたでしょう。
つづいては、実際に医薬品卸の在庫管理の最適化をするにあたって、MRとどのように連携を強化するのか、以下を解説します。

順番に見ていきましょう。

3-1. 情報共有を強化する

医薬品卸の在庫管理をスムーズにするためには、MRとの情報共有を強化して連携体制を確立しましょう。
なぜならMRの仕事は以下のような医薬品情報を医療従事者に直接伝えることで、情報共有の強化によって病院や薬局の処方動向やニーズについて、多くの情報を得られるからです。

これらの情報を病院や薬局に伝えた結果、新薬や新しいジェネリック医薬品なら受注につながるか否か、販売中止ならほかの医薬品に切り替えるのかといった方針をMRはその場で把握しています。
そのため医薬品卸がMRと連携を取れると、得た情報をもとに一早く必要な医薬品の在庫確保に動けるとともに、受注の可能性が少なくなる医薬品の発注量も抑えられるので、需要予測しやすくなるのです。

MRとの情報共有を強化して適切な在庫管理につなげるには、以下のような仕組みを構築して日頃から密に連携を取れる環境づくりが必要です。

共通のコミュニケーションツールを導入しておけば突発的な医療機関からの相談にも連携して対応でき、必要な医薬品の在庫確保もしやすいでしょう。
また病院や薬局のニーズを反映した医療機関訪問記録をMRに提供することで、新たに販売につながる医薬品があればその情報を得て確保することもできます。

医薬品卸が需要予測を容易にし、迅速に在庫確保に動くにはMRとの情報共有の強化が欠かせません。

3-2. 危機管理時の対応を確立する

いざというときの在庫管理を効率的におこなうためにも、危機管理時におけるMRとの対応を確立して連携体制を強化しましょう。
危機管理時におけるMRとの対応を確立すると急なトラブルが発生しても初動を迅速におこなえるため、代替薬の注文や回収業務に動けるからです。

医薬品はいつでも安定して供給されるわけではなく、原薬不足による流通不良やトラブルによる回収などによって供給不安定になることは少なくありません。
何かトラブルがあったときにMRとの連携が遅れると、医薬品に関する正確な情報が手に入らず、医薬品卸の対応が後手にまわり、医療機関への影響がより大きくなってしまいます。

そのため危機に直面したときに備えて、以下のような方法であらかじめMRとの対応を確立しておく必要があります。

いつも納品していた医薬品Aに問題が発生して回収の必要性が生じ、さらに入荷が未定となった場合、医療機関へは「ただ流通しなくなった」と伝えるだけでなく、代替薬の提案も必要になります。
このようなときにMRと対応を確立しておけば適切な代替薬の提案ができ、手分けしながら情報提供することで医療機関や患者へ迷惑をかけることがなくなります。

また問題の生じた医薬品Aから代替薬へ切り替えるときの受注量も、医薬品情報を熟知しているMRの知識をもとに設定すれば想定しやすく、在庫確保がスムーズになるでしょう。
迅速に代替薬の注文を済ませられ、問題の生じた医薬品Aの回収作業に専念しやすくなるのです。

医薬品の供給は常に安定しているわけではないので、危機管理におけるMRとの対応をあらかじめ確立して連携体制を強化すると、いざというときの在庫管理が円滑になります。

4. 医薬品卸の理想の在庫管理を実現するにはアナログ作業をシステムに置き換えよう

理想の在庫管理を実現するには、日頃おこなっているアナログ作業をシステムに置き換えることもポイントです。
なぜなら、医薬品卸の日常業務のなかには、膨大な書類仕事や現場へ足を運ぶといった、非効率なアナログ作業が多く、結果的に信頼関係・連携体制を強化するための十分な時間を捻出しにくなってしまう傾向にあるからです。

たとえば朝一で「医薬品Aが今日中に欲しい」と電話が来たので早急に手配していたら、昼頃に「患者がほかの医療機関に行くことになった」と不要になるケースは少なくありません。
また人手不足から本来の仕事である営業業務だけでなく、医薬品を納品するために朝から医療機関へ車を走らせる方も多いでしょう。

このような忙しい日々によって、医薬品卸がMRとの信頼構築・連携強化に時間を割けないのは無理もありません。
そこで重要なのが、可能な限りアナログ作業をシステム化することです。

受発注や在庫管理において、すでに何らかのシステムを導入している医薬品卸がほとんどだと考えられますが、アナログ作業をシステム化するには以下のようなさまざまな方法があります。

これらのシステムを導入するとアナログの手作業より格段に早く、確実に業務を遂行できるでしょう。
例えば、受発注システムを新たに導入した場合。以下を見てもおわかりいただけるように受注業務にかかる時間の短縮につながっています。

参考：アラジンEC「受発注システムとは？導入するメリット・注意点・選び方を解説」
上記のアンケートでは、1時間以上の業務効率化を実感できた割合は全体の76.3％、5時間以上は4.9％という結果になっています。

また業務プロセスの見直しによる無駄な作業削減にもつながり、医薬品卸が本来すべき営業へ注力する時間を取れるようになります。
医薬品卸はFAXや電話による受発注を完全になくすことはできません。

しかしこれまでのやり方を続ければ多忙な業務に押されてMRと連携する時間を取れず、適正な在庫管理につなげられないままです。
だからこそ可能な限りアナログ作業をシステム化して、時間を捻出していくことが大事なのです。

5. 医薬品卸の在庫管理をサポートするなら【WONDERCART（ワンダーカート）】

ここまで医薬品卸の理想の在庫管理を実現する方法をお伝えしてきましたが、医薬品卸の在庫管理をサポートするなら【WONDERCART（ワンダーカート）】がおすすめです。
WONDERCART（ワンダーカート）はFAXや電話、メールによる受発注をオンライン上でおこなえ、一元管理できるシステムです。

とはいえこれだけならすでにほかの受発注システムを導入している医薬品卸の方がほとんどでしょうから、「自社にはいらないかな」と感じるかもしれません。
しかし本記事がWONDERCART（ワンダーカート）の大きな強みとして、医薬品卸の方におすすめするのは、医薬品の画像付きで見積書などの書類を作成できる点と、重たい紙のカタログを持ち歩かなくてよくなる点です。

WONDERCART（ワンダーカート）は以下のようにカタログ制作時のデータを二次活用して、見積書や請求書などに使用できます。

医薬品の名前はカタカナでなおかつ規格もさまざまなため、文字だけがずらーっと並んだ書類ですと見落としが多くなりがちです。
しかし画像付きなら医薬品の見た目やヒートの色などをもとに視覚的に判別しやすくなり、受発注ミスを減らせて欠品リスクや不良在庫の発生を減らせます。

さらにWONDERCART（ワンダーカート）はカタログとしても機能するので、医療機関への訪問時に重たいカタログを持ち歩く必要もなくなり、その場で在庫を見ながら受発注まで済ませられます。
医薬品という何万点もの薬を扱う医薬品卸だからこそ、WONDERCART（ワンダーカート）があれば効率的な在庫管理を目指せるので、ぜひご活用ください。

6. まとめ

医薬品の効果的な在庫管理の方法について、ご理解いただけましたでしょうか。
最後に本記事の要点をまとめていきます。

◎医薬品卸の理想の在庫管理の実現は【MR・医療機関担当者との信頼構築】が鍵です。

◎理想の在庫管理に向け、医薬品卸は信頼関係を築いた上で、MRとの連携を強化する必要があります。

◎医薬品卸が理想の在庫管理に向けてMRとの連携を強化する方法は、以下2つです。

◎医薬品卸の理想の在庫管理を実現するには、信頼関係・連携強化するための時間を捻出することが大事です。アナログ作業をシステムに置き換えて効率化していきましょう。

本記事を参考に、あなたが医薬品の在庫管理の適正化を図れることを祈っています。

#医薬品 #在庫管理