【選べる7つの文例付き】展示会の招待状の書き方を基本から徹底解説

「展示会の招待状はどのように書けば良いのだろう？」
「どうせなら実際に来場してもらえるような招待状にしたい。」

顧客や見込み顧客に送付する展示会の招待状について、このようにお考えではありませんか？

招待状を作るのが初めての試みだという場合、社内にテンプレートやノウハウが無く、どのように作成すれば良いか迷ってしまいますよね。

ただ、基本的には次のようなビジネスマナーを守ってさえいれば、失礼の無い一般的な招待状は作ることができます。

とはいえ、どうせ招待状を送るなら、より来場してもらいやすいような招待状にしたいところです。
そのためには、ビジネスマナーを守るだけではなく、相手が「訪問してみたい」と思えるように文面を工夫する必要があります。

そのような工夫を取り入れると、以下のように、あなたの会社の出展内容やその魅力が端的に伝わる招待状になるはずです。

また、こういった書き方を守って文面を作成することはもちろん重要ですが、実はそれ以外にも来場してもらいやすくするためのポイントというのがあるのです。

そこで今回は、「実際に来場してもらうための」招待状を送れるようになるため、以下の内容をご紹介します。

ぜひ最後までお読みいただき、早速招待状の作成に取り掛かってくださいね。

1. 【展示会の招待状の書き方：基本編】ビジネスマナーを守って書く

展示会の招待状を書く際に、まず絶対に守らなければならないのがビジネスマナーです。
これは特に、メールではなく紙で招待状を作成する場合は徹底しなければなりません。

ビジネスにおいて、マナーを守るのは基本中の基本。
展示会も、商談や新たな顧客を獲得するための、非常に重要なビジネスの場です。その招待状でもビジネスマナーを守ることは当然必要となります。

もし、この「基本」であるビジネスマナーすらできていない招待状を送ってしまうと、「この企業大丈夫かな…？」という不信感にも繋がりかねません。

そういった不信感を抱かせることのない、失礼の無い招待状にするには、以下の内容を必ず守るようにしてください。

もし、招待や案内をメールに記載する場合でも、「1-2. 必須の項目を漏れなく記載する」は守る必要があることなので、目を通しておいてくださいね。

それでは一つずつ詳しく説明します。

1-1. ビジネス文書の構成を守る

展示会の招待状や案内状は、以下の通りビジネス文書の構成に従って作成します。

このようなビジネス文書を構成するのが、以下の8つの項目です。

各項目ごとに一つずつフレーズや文章を入れ込んでいけば、さほど時間をかけることなくベースの文面が出来上がるはずですよ。

また「3. 【出展状況別】来場に繋がる展示会の招待状の文例7パターン」では、コピーして使っていただける文例もご用意していますので、そちらもご活用くださいね。

1-2. 必須の情報を漏れなく記載する

構成を守るだけでなく、漏れなく情報を記載することも文書におけるビジネスマナーの一環です。

また情報に不足があれば、相手に懸念点が生まれて来場ハードルも上げてしまいます。

マナーとしても、相手に懸念や疑問を生じさせないためにも、以下のような招待状に必須の情報は漏れなく記載しましょう。

これらを記載していれば、「どの展示会で何を紹介するのか」が分かりますし、スムーズにあなたの出展ブースまで辿り着きやすくなります。
どれも欠かさず記載するようにしてくださいね。

1-3. 季節に合った時候の挨拶を使う

細かい点ではありますが、時候の挨拶は季節に合ったものを使うよう気をつけてください。

季節外れの時候の挨拶を使うことは、厳密に言えばマナーを逸脱していることになるからです。

また季節ごと、もっと言えば月の上旬・中旬・下旬ごとに相応しい時候の挨拶は異なります。なんとなくで使ってしまうと、季節外れの間違った挨拶になりかねないのです。

各月で使える時候の挨拶を以下の表にまとめたので、招待状が相手に届く時期に合わせて、正しい時候の挨拶を使うようにしてくださいね。

2. 【展示会の招待状の書き方：応用編】来場したいと思わせる文面にするための工夫

ここまで説明したようなビジネスマナーを守っていただければ、失礼の無い一般的な展示会の招待状を作成できます。

ただ、より来場してもらいやすい招待状にするなら、読んだ相手が「展示会に行ってみたい」と思えるように文面を工夫する必要があります。

そこでここでは、来場したいと思わせる文面にするための工夫を4点ご紹介します。

それぞれ詳しく説明しますね。

2-1. アピールポイントを入れる

展示会の招待状を「来場したい」と思わせるものにするためには、本文内（主文の部分）にアピールポイントを入れるのが効果的です。

アピールポイントを入れるとは、具体的には

◆来場メリットを伝える
◆引きのある展示やイベント内容を知らせる

ということです。

2-1-1. 来場メリットを伝える

あなたの会社のブースへ来場するメリットを伝えることで、読み手の来場意欲を高めることができます。

これは、招待状を受け取る立場になって考えるとお分かりかと思いますが、例えば招待状に

「本状をお持ちいただいた方には、商品サンプルを無料で進呈させていただきます。」

という一文があったら、少し気になりませんか？

展示会や商品に関心があり、予定も空けられそうなら、この招待状を送ってきた企業のブースに行ってみようという気になるのではないでしょうか。

この他にも、以下のようなことは来場者にとってメリットとなり得ます。

招待状にこのようなメリットの記載があるのと無いのとでは、少なからず来場意欲に差が出るはずです。

ちょっとしたことでも構いませんので、読んだ人が「お得だな」「良いな」と感じられる来場メリットをぜひ記載するようにしましょう。

2-1-2. 引きのある展示やイベント内容を知らせる

ブース内で予定している展示やイベントの内、引きのあるものを招待状で知らせることも、相手の来場意欲を高めてくれます。

そのような目玉となる展示やイベントは、そもそも来場者の興味を惹くために行いますよね。「興味を惹くため」に企画した展示・イベント内容を招待状に記載しておけば、読み手だって関心を持ってくれるはずです。

関心を持ってもらえれば、自ずと来場意欲も高まります。

このため、例えば以下のような引きのある展示やイベントについては、必ず招待状の本文内でお知らせするようにしてくださいね。

こういった「来場メリット」や「展示・イベント内容」などのアピールポイントは、招待状に必ず入れるべき内容ではありますが、たくさん詰め込みすぎては逆に読む気が失せてしまいます。
そうならないよう、各送り先企業（の担当者）にとって、より刺さる内容のみを抜粋して伝えることも大切です。

2-2. 顧客にとっての価値を示す

招待状の本文には、お伝えしたようにアピールポイントを入れ込む必要がありますが、この時に「顧客にとっての価値」を具体的に伝えられるよう表現やフレーズにこだわるようにしましょう。

これにより、「読むだけ」でアピールポイントの良さを把握できるからです。

例えば、以下の2つの文章を見比べてみてください。

A：弊社ブースでは、商品の無料体験会を実施予定です。
B：弊社ブースでは、商品の実物を手にとって、大幅にアップした性能を体感していただける無料体験会を実施予定です。

「無料体験会を実施予定です。」とだけ書いてあるAでは、無料体験会で何ができるかまでは伝わりません。読んだ人は、無料体験会の良さを自分で考えて見出す必要があります。

一方、Bのように「実物を手にとって」「大幅にアップした性能を体感」という無料体験会の価値が記載してあれば、その良さが考えるまでもなく瞬時に分かりますよね。

招待状は、出してもじっくり読んでもらえるとは限りません。

そのため、招待状に記載したアピールポイントに「どのような価値があるか」まで示して、流し読みしただけでも惹きつけられるように工夫することも大切なのです。

2-3. 顧客に応じて文面を変える

招待状の文面を顧客の属性ごとに変えることで、「来場したい」と思ってもらえる確率を高めることができます。

顧客の状態によって刺さる内容は変わってくるからです。

このため、見込み度の高さや、過去の契約／購買内容によって顧客を分類し、各グループに適した文面で招待状を送る方が、より多くの方に「来場したい」と感じてもらえるのです。

例えば、先ほど「来場メリットを本文内で伝える」というお話をしましたが、成約確度がかなり高めの顧客を惹き付けられるメリットは以下のうちどちらだと思いますか？

A：ノベルティの進呈
B：ブース内での、商品／サービスの無料体験

もちろん答えはBです。
成約確度が高い顧客は、あなたの会社の製品に必要性を感じている状態ですよね。必要だからこそ、「実際に使いやすそうだったら購入したい」という思いを抱いているはずです。

そのような顧客に対して、購入の決定打となる商品の無料体験を来場メリットとして伝えれば、ノベルティの進呈を訴求するより格段に来場意欲を高められることはお分かりですね。

より多くの方にご来場いただくため、特にメールで招待を送る場合は、ぜひ顧客の状況に応じて文面を調整してみてください。

もちろん紙で招待状を用意する場合も、コストや労力面で可能ならやっておきましょう。

2-4. 展示会サイトへのリンクを載せる

自社で作成した展示会の出展告知用サイトへのリンクを招待状に載せることも、来場意欲を高めることに繋がります。
※自社で特設サイトやページを作成しない場合は、展示会自体の公式サイトへのリンクでも構いません。

リンクを掲載していることで、招待状で少しでも関心を持ってくれた相手を以下のように誘導できるためです。

もちろん、招待状の内容に興味を持った人が全員思惑通りに来場を決めてくれるわけではありませんが、これと同じような誘導はWebマーケティングにおいてもごく一般的に行われています。

▶︎例）SNS広告をクリック→商品紹介ページへ遷移→購入

このことから、招待状に展示会関連のWebサイトのリンクを載せることも、来場意欲を高めるには効果があると考えられます。
そのため、招待状には出展告知用サイト、もしくは展示会公式サイトへのリンクをぜひ掲載しておきましょう。

※紙の招待状の場合、別記部分にQRコードを掲載しておくと該当サイトへアクセスしやすいです。QRコードはChromeの共有機能で簡単に作成・ダウンロードすることができます。

3. 【出展状況別】来場に繋がる展示会の招待状の文例7パターン

ここでは、これまでにお伝えした招待状の書き方を踏襲した文例を、以下の通り7パターンご紹介します。

あなたの会社の出展状況に近いものをお選びいただくと、各文例へ遷移することができます。
招待状を作成する際のテンプレートとして、ぜひお役立てくださいね。

3-1. 紙の招待状の文例

まずは紙で招待状を作成する場合の文例を3つご紹介します。

3-1-1. 新商品を紹介する場合

こちらは、展示会で新商品／サービスを主だって紹介する場合にご利用いただける文例です。

3-1-2. デモンストレーションを実施する場合

こちらは、展示会でデモンストレーションを実施する場合にご利用いただける文例です。

3-1-3. プレゼンを実施する場合

こちらは、展示会でプレゼンを実施する場合にご利用いただける文例です。

3-2. メールの招待状の文例

続いて、メールで招待をお送りする場合の文例もご紹介します。

3-2-1. 新商品を紹介する場合

こちらは、展示会で新商品／サービスを主だって紹介する場合にご利用いただける、メール文の例です。

3-2-2. デモンストレーションを実施する場合

こちらは、展示会でデモンストレーションを実施する場合にご利用いただける、メール文の例です。

3-2-3. プレゼンを実施する場合

こちらは、展示会でプレゼンを実施する場合にご利用いただける、メール文の例です。

3-2-4. オンライン展示会に出展する場合

こちらは、オンライン展示会に出展する場合にご利用いただける、メール文の例です。

4. 来場してもらえる招待状にするために文面以外で気をつけるべきポイント5つ

ここまで、主に招待状の文面についてお話ししてきました。

ただ、来場してもらいやすい招待状にするためには文面の他にも気をつけるべきポイントがあります。
それが以下の5つです。

それぞれ順番に見ていきましょう。

4-1. ポイント①必要に応じて案内を別添する

会場の立地や規模によっては、案内を別添するようにしましょう。

その方がどのように会場やブースまで行けば良いか迷わせることが無くなり、来場の妨げとなる要素を潰すことができます。

別添することの多い案内としては、次のようなものがあります。

必要であればこのような案内を別添し、よりスムーズに来場できる招待状となるようにしてくださいね。

4-2. ポイント②展示会で紹介する商品やサービスの資料を添える

招待状には、展示会で紹介する商品やサービスのチラシ、あるいはリーフレットも添えるようにしましょう。

製品やサービスの魅力をきちんと伝えられる資料が無ければ、イマイチ興味を引けず、来場意欲も高めることのできない招待状となってしまうからです。

招待状本文にもどのようなものを紹介するかは記載しますが、やはり短い文章だけでは細かいところは伝わりません。
せっかく素晴らしい商品／サービスを紹介するのに、その魅力が十分に伝わっていないと、展示会ブースへの関心も持ってもらいにくいです。

こうした事態を避けるため、商品／サービスの魅力が伝わるチラシ（リーフレット）を添えて、関心を持ってもらえるようにする必要があるのです。

商品やサービスに対する関心は、出展ブースへの関心に直結し、結果的に相手の来場意欲を高めることになるはずです。

4-3. ポイント③手書きのメッセージを一筆添える

これは紙の招待状の場合に限りますが、一筆箋などに手書きしたメッセージを添えることで、より来場してもらいやすくなります。

招待する相手も人間ですから、無機質な文書のみで招待するよりも手書きのメッセージが添えてある方が、あなたの「来場して欲しい」という思いが伝わるはずです。
逆の立場で考えてみても、そうではありませんか？

ビジネスマナーを守った無機質な招待状ももちろん必要ではありますが、手書きのメッセージで心に訴えかけることも大切です。あなた自身の言葉と文字で、「来場していただきたい」「来場してもらえると嬉しい」という気持ちをぜひしたためてみてください。

ただ、面識のない見込み顧客に対して手書きメッセージを添えると失礼な印象を与える恐れもあります。そのため手書きメッセージを添えるのは、あくまでお会いしたことのある相手に対してのみに留めておきましょう。

4-4. ポイント④封筒の中身に漏れが無いようにする

招待状に封をする前に、中身に漏れが無いかどうかを必ず確認するようにしてください。

ここまでお読みいただければ、招待状の封筒に入れるものが複数になることがお分かりかと思います。

これまでに紹介したものに加えて、展示会の主催者が配布する招待券を同梱する場合、封筒の中身は最大で以下の5点となります。

このような同梱物に漏れが無いかどうか、必ず1セットごとに確認してから封をしましょう。

必要なものが1つでも欠けると、その分来場してもらいやすい要素も減ってしまいます。
来場してもらえる招待状を目指すなら、この確認は決して怠ってはいけません。

4-5. ポイント⑤後追いで連絡を入れる

招待状を直接お渡しせず、郵送したりメールで送る場合は、相手に届いたタイミングを見計らって電話で連絡を入れてみてください。

関係性の浅い相手に招待状を送った場合、開封せずに放置される可能性もあります。
しかし、展示会自体やあなたの出展ブースに関心を持ってくれそうなのに、招待状を開封してもらえないという状況は絶対に避けたいところです。

後追いで連絡を入れて「見ていただけましたか？」と一言聞くだけで、そのような状況は回避できます。もしまだ開封していないようであれば、その場で開封していただき、口頭でも出展のご案内を行いつつ来場を促せば良いのです。

また、既に招待状は読んでいるけれど来場するかどうかを迷っている人に対しても、ダメ押しで足を運んでいただくようお願いすることもできます。

このように、招待状を確実に開封してもらい、改めて来場をお願いするためにも後追いのご連絡は必ずするようにしましょう。

5. 来場率を高める展示会の招待状の顧客への届け方

展示会の招待状を作成し、同梱物と合わせて封入したら、あとは相手に届けるだけです。

実は、この届け方にも来場率を高めるためのポイントがあるのです。
それが以下の2つです。

それぞれ詳しく説明しますね。

5-1. 顧客との関係性に応じて招待状の届け方を変える

展示会の招待状は、顧客との関係性に応じて届け方を変えるようにしましょう。

5-1-1. 関係性のある顧客には紙の招待状を直接お渡し

継続して取引のある既存顧客や、ある程度面識のある見込み顧客に対しては、紙の招待状を直接お渡しするようにしましょう。

そうすることで、出展内容や、紹介する商品／サービスについての直接のご案内が可能になるからです。
顔を合わせて案内を行った方が、招待状に書いた内容をきちんと把握してもらえますし、相手の反応を見ながら来場していただくよう説得することもできます。

ある程度関係性のある相手なら、そのような直接のご案内が失礼だと捉えられるようなリスクもありません。
ぜひ直接のお渡しで相手に届けるようにしましょう。

※どうしても都合がつかないようであれば、郵送＋後追い電話で対応してください。

5-1-2. 関係性の浅い顧客はメールで送付

一方で、連絡先こそ知っているけど面識が無いような関係性の浅い相手に対しては、メールで招待を送ると良いです。

話したこともない人から、突然「展示会の招待状をお渡しにうかがっても良いですか？」と言われても、まず不信感が先立ってしまいます。

また連絡先だけを知っている見込み顧客の数は非常に多いですよね。その全てに対して、応じてくれる可能性の低い直接のお渡しを打診するのは非効率的です。

こういったことから、大量に存在するであろう関係性の浅い相手に対しては、メールで招待を送るのが相手の心象的にも効率的にもベターと言えます。

5-2. 招待状を届ける時期は1ヶ月前を目安にする

展示会の招待状を届ける時期は、会期の1ヶ月前を目安にしましょう。

それ以上遅くなってしまうと相手の予定がどんどん埋まってしまい、来場したいと思ってもらえてもタイミングが合わないという状況になりかねません。

特に遠方の場合、宿泊先のホテルや新幹線・航空機の予約も必要になるため、1ヶ月前より遅くなってしまうことは絶対に避けてください。

また逆に、1ヶ月前より早い時期に招待すると会期までに時間が空きすぎて、足を運ぼうとしていた理由や意欲が霞んでしまう場合もあります。

そのように、相手の都合や意欲の低下によって展示会に来場していただけないことの無いように、招待状は1ヶ月前を目安に届けるのが鉄則と考えておいてください。

※ただし、オンライン展示会の場合はいつでもどこでもアクセスすることができ、30分程度の時間を確保してもらえれば良いので、必ずしも1ヶ月前である必要はありません。とはいえ、予定が詰まってくる2週間前頃には招待メールを送信しておきましょう。

6. 招待状にかかる労力を負担に感じるならオンライン展示会がおすすめ

ここまでお読みいただいて、招待状をより来場してもらいやすいものにするためには意外と手間がかかると感じられているかもしれませんね。

そのように、招待状にかかる労力を負担に思われる方にはオンライン展示会をおすすめします。
ここではその理由についてお話しします。

6-1. オンライン展示会なら招待状をメールに一本化できる

Web上で完結するオンライン展示会なら、全ての招待状をメールに一本化することができます。

関係性のある顧客に対しては「紙の招待状を直接お渡し」した方が来場してもらいやすいとお伝えしましたが、オンライン展示会の場合はむしろメールの方が好ましいからです。

オンライン展示会は、展示会や出展ブースに設定されたURLにアクセスすることで閲覧できますよね。
そのことを考えれば、メールにURLを記載し、そこからアクセスしてもらうのが最もシンプルで手間のかからない導線と言えます。

逆にわざわざ紙で招待状を用意すると、特にパソコンでオンライン展示会を閲覧したい場合は、URLを打ち込んだり、検索をかけたりという手間を相手にかけてしまいます。
その一手間が、来場してもらいやすさ（アクセスのしてもらいやすさ）を低減させることに繋がります。

このため、オンライン展示会の場合は全ての招待をメールで送るのが好ましく、このことがあなたの会社側の負担も小さくしてくれるのです。

6-2. 招待状の他にもさまざまな負担を低減できる

さらに、オンライン展示会なら、招待状の他にも次のような労力を低減することができます。

このように、オンライン展示会では全体を通して労力負担を抑えて展示会を実施することが可能です。

招待状の準備を含めたリアル展示会全体でかかる人的コストの大きさにお悩みなら、ぜひオンライン開催に切り替えてみませんか？

7. まとめ

展示会の招待状について、書き方や気をつけるべき点がお分かりいただけたでしょうか。
最後に今回の内容をおさらいしておきましょう。

まず、招待状を書く際には、以下の通りビジネスマナーを守ることが基本となります。

これができていれば、失礼が無く、読み手に不信感を与えることもありません。

ただ、実際に展示会のあなたのブースまで足を運んでもらいたいなら、文面に以下のような工夫を施すことも必要です。

また文面の他に気をつけるべきポイントとして、以下の5つがあります。

さらに招待状を相手に届ける際には、以下2点を守るようにしてください。

もしこのような招待状に割く労力を負担に感じられるなら、招待状をメールに一本化でき、その他の労力も抑えながら開催できる、オンライン展示会もおすすめです。

あなたが展示会の招待状を送る際に、この記事が役に立てば幸いです。