展示会の出展にかかる費用を徹底解説！費用を決める3つのステップ

「初めて展示会に出展するけど費用ってどのくらいかかる？」
「展示会に出展する際にはどんな費用がかかる？」

このように初めて展示会に出展するとなると、費用がどのくらいかかるのか気になりますよね。

展示会の出展にかかる費用をまとめると、以下のようになります。

表をみて分かるように展示会を出展する際の費用の相場はかなり70万～280万円と幅が大きいです。

「うちの場合はどれくらい？」ということが知りたいですよね。

ポイントになるのが「ブース制作費」です。上記表においても、20万〜100万円と大きな幅があります。

出展費や運営費などは固定費のようなもので増減の幅が少ないですが、ブース製作費はサイズや装飾によって大きく変動するため、ブース制作費がどれだけかかるかによって展示会の出展費用が左右されるのです。

そのため展示会の出展費用を正しく把握するには、「どのようなブースにするかを検討する」ことが必須。その上で費用を算出していく必要があるのです。

そこで本記事では、展示会費用の相場だけでなく、ブース内容を決める方法まで具体的にお伝えしています。

▼展示会のブース内容を決める3ステップ

▼本記事の内容

この記事を読めば、展示会の出展にどのくらいの費用がかかるのか、自社はどのくらいかけると良いのかが分かるでしょう。

初めて展示会に出展する際の費用についてお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

1. 展示会の出展にかかる費用一覧

展示会に出展する際には、出展するための費用はもちろんのこと、ブースの製作費や施工するための費用などさまざまな費用がかかります。

かかる費用の相場を確認し、ご自身の会社ではどのくらいの費用感で行うか、まずはざっくりとした費用を算出してみてください。

展示会の出展にかかる1小間（3m×3m）当たりの費用の相場としては、以下のようになります。

参考：アイミツ「展示会ブースの費用と料金相場【2022年完全版】」

表を見てわかるように出展費やブースの施工費はある程度相場が絞られているのですが、ブースの製作費についてはどれくらいこだわるのかによって費用が大きく変動します。

費用を設定する際には、このブース制作費をどのくらいかけるかがポイントとなるでしょう。

2. 展示会の出展にかかる5つの費用

展示会の出展にかかる費用の相場について分かったと思いますが、どのような費用が含まれるのか、どのくらい費用をかけるべきなのか詳しく知りたいですよね。

費用のかけ方は、会社によって異なりますが最低限必要となってくる費用もあります。

どのような費用が必要で、自社ではどのくらい費用をかけることができるのか具体的にイメージしてみましょう。

それでは、以下の5つの費用をそれぞれ分けてご説明していきます。

2-1. 出展費

展示会で必ず必要となるのが出展費です。

出展費とは、展示会に出展するためにかかる費用で、いわば参加費のようなものです。

一般的に出展費は、1小間というスペースごとに料金が決められており、何小間分出展するかによって費用が加算されます。

ほとんどの展示会では1小間3m×3mの9㎡の場合が多いです。

3m×3mのブースでは、10万～50万円が相場となっています。

例えば、1小間3m×3mで30万円だった場合、2小間6m×3mになると60万円、3小間9m×3mでは90万円と小間数によって出展料も高くなっていきます。

広さ	イメージ	小間数	出展費
3m×3m		1小間	30万円
6m×3m		2小間	60万円
9m×3m		3小間	90万円
6m×6m		4小間	120万円
9m×6m		6小間	180万円
12m×6m		8小間	240万円
15m×6m		10小間	300万円
12m×9m		12小間	360万円

展示するものや商談のスペースがどのくらい必要なのかを考えて小間数を決めると良いですが、初めて展示会に出展する場合は、1小間・2小間がおすすめです。

最初から6小間や10小間などの大きなブースで展示会を行うと、ブースの製作や集客プロモーションなど準備することが多すぎて、結局中途半端になり目的を達成できずに終わってしまいます。

確実に目的を達成するためにも初出展の場合は、まずは小規模から始め今後どのくらいの広さが必要なのか体験してみると良いでしょう。

2-2. ブース製作費

ブース製作費はブースを製作するためにかかる費用のことです。

展示会に出展するとなると、ブースも自社でどのように装飾するのか考えなければなりません。

3m×3mの1小間当たりのブース製作費の相場は、20万～100万円となっています。

ブース製作費には、以下のような費用が含まれます。

ブースの大きさやどのような装飾にするかで費用が大きく変わるので慎重に吟味した方が良いでしょう。

ただし、ブース製作費を節約しチープな装飾になってしまうのは危険です。

ここの企業は資金不足なんだなという印象を与えてしまいますし、何より展示品の性能を伝えきれずに終わってしまう可能性もあります。

ブース装飾費は、集客を大きく左右するものなので、費用対効果を考えて設定するようにしましょう。

ブース製作費の適切な費用のかけ方については、「3. 展示会の費用を左右するのはブース製作費！費用を決めるための3つのステップ」で解説するので、参考にしてください。

2-3. ブース施工費

ブース施工費は、ブースを設置するためにかかる費用のことです。

具体的には、以下のような費用が含まれます。

これらの費用を含めた相場が10万～30万円になります。

簡単な設置であれば素人でも不可能ではないですが、モニターや音響、照明のような配線が関係する場合にはプロにお任せした方が安心です。

依頼するイベント会社によっては、ブース製作から施工までを一気に請け負い、費用もセット料金として割引してくれるところもあります。

2-4. 広告費

展示会を行う際には来てくれる人をただ待つのではなく、告知して足を運んでもらうようにする必要があります。

既存客にメールで告知するのも良いですが、必ず来てもらいたい人には案内状を送付した方が集客につながります。

また、展示会用のサイトを制作したり、リスティング広告なども効果的なので上手く利用すると良いでしょう。

その際にかかる費用が広告費に当たります。

広告費の相場は、以下の通りです。

どの方法で告知していくかは、予算や効果を照らし合わせて選ぶと良いでしょう。

2-5. 運営費

運営費は、実際に展示会を運営する際に必要となる費用です。

運営費には、以下の費用が含まれます。

運営費の主な費用としては、当日ブースに立つ人件費です。

社員が行うのであれば、プラスで人件費がかかることはないですが、アルバイトなどを雇う場合には人件費の確保も必要です。

また、展示会の開催地が遠ければ交通費や宿泊費などの出張費も必要になります。

3.展示会の費用を左右するのはブース製作費！費用を決めるための3つのステップ

これまで、展示会の費用について詳しくご説明しましたが、出展費や運営費などは大きく削減できるものではありません。

展示会の費用を左右するのは、ブース製作費です。

冒頭でもお話しましたが、ブース製作費の相場は20万～100万円と幅広くなっています。

同じ広さのブースでも凝った装飾であったり、映像や音響を取り入れたりと、要望が大きくなればなるほど費用も大きくなってきます。

しかし、費用をかけた分だけ集客や商談につながるというわけでもなく、費用をかけなくても営業力のあるスタッフを配置するなどブース装飾以外の面で工夫することも可能です。

ですから、目的やイメージに合ったブースを探し、数社のブース製作業者を比較しながら適切なブース製作費を決めると良いでしょう。

適切な費用を決めるためのステップは、以下の通りです。

それぞれ詳しくみていきましょう。

3-1. 目的を明確にする

まずは、展示会の目的を明確にしておきましょう。

展示会の目的としては、主に以下の3つが考えられます。

展示会に出展する目的がどれに当てはまるのか確認し、ブースの装飾を考えていくと良いです。

例えば、商談機会の獲得を目的にしている場合は、商談用の机や椅子が必要となり費用にプラスする必要があります。

また、認知度の向上を目的にしている場合は、他のブースと見劣りしないくらいの装飾が必要です。そのため、装飾費は相場を基準にして高めに設定しておいた方が良いでしょう。

既存顧客との関係性を高めるための展示会であれば、既存顧客に展示会に来てもらう必要があります。ですから、ブース製作費は抑えて告知の方に費用をあてるように調整してみると良いです。

3-2. 自社のイメージに合うブースを探す

出展する目的が明確になったらイメージに合うブースを探してみましょう。

ブースを探す際には、ピンタレストなどで検索すると様々なブースが一気に探せるので便利です。

また、費用別のブースは以下を参考にしてください。

商談スペースが不要で製品などを展示するだけのブースであれば、30万〜40万円ほどで製作が可能です。

パネルなども自社で準備ができるのであれば、さらに費用は安くなるでしょう。

こちらは商談スペースを設けたブースでテーブルと椅子が追加されています。

また、モニターを設置するとその分費用も加算されます。

この例では、広さもありモニターを2台設置しています。また、目をひく大きな天井看板や製品を置く展示台など充実したブースになっています。

このようにデザインや何をどのように設置するかによって、費用も異なってくるのでイメージに合うブースを元にデザインを考えてみてください。

3-3. コンペ・相見積もりを行う

ブースのイメージができれば、ブース製作業者に依頼しましょう。

自社でブースの製作から施工まで行うことができるのであれば業者依頼は不要ですが、時間も手間もかかってしまうので、ほとんどの企業はブース製作業者に依頼しています。

ブース製作業者は数多くあり、デザインが得意な業者や格安業者などさまざまな業者があります。

そこで選ぶ際には、自社のイメージに合う装飾を行っているかどうかを業者のホームページの施行例などを見て判断してみください。

イメージに合う業者がみつかれば3～5社でコンペを開催するか、相見積もりを行いましょう。

ただし選定する際には、費用だけで選ぶのではなく、展示会の目的を達成することができるブースなのかどうかも考えて選ぶことが大切です。

4. 展示会の費用を抑える6つの方法

数百万円もする展示会の費用は、可能な限り抑えたいですよね。

これまでもお話してきたように徹底的に費用を削減してしまうと、集客や売上につながらず結局出展しても意味がなかったということもあり得ます。

上手に費用を抑えつつ、集客や売上の効果が期待できる展示会にしていきましょう。

展示会の費用を抑える方法は、以下の6つです。

削減できるところを探して、費用対効果の高い展示会を実現させましょう。

4-1. 早期申し込み割引を利用する

早期申し込み割引がある展示会であれば、早めに申し込みを行い割引を利用した方がお得です。

展示会の主催者側も出展企業が早く集まって欲しいので、早期申し込み割引を実施しているところが多くあります。

割引率は展示会によっても異なりますが、通常申し込みよりも1～2割程度の割引を受けることができるでしょう。

展示会への出展が年間計画としてすでに企画されているのであれば、早期割引の適用期限までに申し込みを行い割引を利用すると良いです。

4-2. パッケージブースを活用する

パッケージブースを活用すると、10万～20万円ほどでブース製作が可能です。

最初に説明したブース製作費の相場は、30万～60万円でしたので、かなり費用の削減が見込めます。

パッケージブースとは、壁面や看板、カーペット、電気工事など展示会の出展に必要な物が全てセットになったブースのことです。

ブースを一から考え製作していくとなると、時間も費用もかかってしまいますが、パッケージブースであればプランを選び必要なオプションを追加していくだけなので簡単にブース製作ができます。

特に初めて展示会に出展される企業は、パッケージブースを活用すると良いでしょう。

4-3. 繰り返し使える装飾を利用する

展示会に複数回出展する予定がある場合には、繰り返し使える装飾を利用することをおすすめします。

基本的にパネルや看板などのブース装飾は、展示会が終われば廃棄します。

ブース装飾を一度使っては捨てるを繰り返してしまうと、展示会に出展する度にブース製作費がかかってしまいもったいないですよね。

そこで繰り返し使える装飾を購入・製作し、出展する予定の展示会で使うことができれば、ブース製作費の削減になります。

また、自社で組み立て・解体ができるようになれば、装飾費だけでなく施工費の削減も可能です。

ただし、パネルなどの装飾は場所をとるため保管できる場所を確保してから製作するようにしましょう。

4-4. パネルなどは自社で作成する

パネルなどの装飾を自社で作成できれば、大きくコストカットができます。

企画・デザイン・製作全てを自社で行うことができれば一番良いのですが、製作する道具や技術はないという場合は製作だけ外注することも可能です。

部分的にでもできることは自社で行い、費用を抑えられるところは抑えていきましょう。

外注となると日数もかかるため、展示会までの逆算をし、余裕をもってお願いするようにすると良いですね。

4-5. 展示会の出展に使える補助金・助成金を活用する

展示会の出展には、補助金や助成金を活用できる場合があります。

ちなみに補助金と助成金の違いは、以下の通りです。

このような違いがあるので、応募する際には確認しておきましょう。

補助金の例としましては、小規模事業者持続化補助金で、展示会の実施も対象となり50万～200万円の補助を受けることができます。

他にも活用できる補助金や助成金にはどのような種類があるのか調べたい場合には、各自治体のホームページをチェックしたり、J‐Net21の「支援情報ヘッドライン」で地域の支援施策を検索できるのでぜひ活用してください。

4-6. 地方自治体や公的機関が開催する展示会に出展する

地方自治体や公的機関が開催する展示会は、出展費が5万円前後と安く手軽に参加できるのが魅力です。

来場者数や出展する企業の数は多くないですが、出展者が少ない分、1つ1つのブースをしっかりと見てもらえることができます。

さらにローコストで複数展示会に参加すれば、より多くの方に企業を知ってもらえるチャンスとなるでしょう。

こちらも自治体のホームページで募集があるので、随時チェックしてみてください。

5. 展示会の種類別費用の相場【オフライン・オンライン比較】

展示会と言っても、最近では様々な方法で展示会に出展できるようになりました。

実際に足を運んでもらい、実物を目にしてもらうリアル展示会の他に、「オンライン展示会」やリアルとオンラインどちらも兼ね備えた「ハイブリッド展示会」といった選択肢もあります。

それぞれの費用の相場は、以下の通りです。

それぞれの方法でどのくらい費用がかかるのか、どういった費用を省くことができるのか詳しくご説明していきます。

5-1. リアル展示会

これまで紹介してきた費用は全てリアル展示会を想定しているので、リアル展示会の1小間（3m×3ｍ）の費用の相場は、以下のようになります。

リアル展示会は、出展費やブース製作費が費用の多くを占めます。

実際に会場に足を運んでもらい商品を手にとってもらったり、体験してもらったりすることができ、直接コミュニケーションが取れるのが魅力です。

もともと違う企業を目当てに来た人にも通りすがりに声をかけることができるので、多くの人に知ってもらうきっかけにもなります。

5-2. オンライン展示会

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、オンライン展示会という方法をとる企業も増えてきました。

オンライン展示会は、インターネット上の展示ブースを利用して製品や動画、資料などを展示したり、参加者とチャットやビデオ会議を行いながら製品やサービスをアピールします。

オンライン展示会であればわざわざ会場に行く必要がないので、全国どこからでも参加でき、移動時間の短縮、交通費の削減ができるのが魅力です。

そんなオンライン展示会の費用の相場は以下の通りです。

オンライン展示会でかかる費用について詳しくみていきましょう。

5-2-1. プラットフォーム利用料

リアル展示会でかかっていた出展費は必要なく、オンライン展示会ではプラットフォームの利用料が必要です。

プラットフォームの利用料は、利用したい機能によって変動し、機能が増えるほど料金が加算されていきます。

オプション機能としては、オンラインセミナーの配信や展示会のトップページの広告掲載などがあります。

また、プラットフォームを利用せず自社で単独開催する場合には、バーチャル展示会場を一から構築しなければならないため100万円以上の費用が必要です。

5-2-2. コンテンツ制作費

オンライン展示会ではブースの設営が不要となりますが、ブースの代わりとなるコンテンツが必要です。

オンライン展示会においてもこのコンテンツ作りがとても重要なので、費用をかけ充実したコンテンツを制作する企業が多いです。

例えば、ホワイトペーパーやアニメーション動画、実写動画、VR動画など様々なコンテンツを制作する必要があります。

動画の制作を外注して制作するとなると、10万円から100万円ほどかかります。

より高度な動画を求めるのであれば費用は高くなっていくでしょう。

ただし、コンテンツを過去に制作していて利用できる場合には、コンテンツ制作費も削減することが可能です。

5-2-3. 広告費

リアル展示会と異なり、周知に力も入れないと集客が見込めません。

自社のWebサイトでイベント告知ができれば費用はかかりませんが、既存の顧客がメインとなってきます。

より広く告知するには、リスティング広告やSNS広告を利用することになるでしょう。

そのような場合には、さらに費用がかさみます。

しかしプラットフォームによっては、主催側で集客を行ってくれたり、複数の企業が出展する場合、多くの来場者が見込めることもあります。

5-2-4. 運営費

リアル展示会よりも人員は削減でき、さらに交通費も不要となるので、運営費は大幅に削減できます。

オンライン展示会では、常にブースにいる必要はないため、対応するスタッフは2,3人ほどいれば大丈夫です。

さらにオンラインなので、手が空いたら他の業務を行ったりと時間を有効活用できます。

社員で対応できるのであれば、運営費もほとんどかからずに展示会を行うことができるでしょう。

5-3. ハイブリッド展示会

ハイブリッド展示会は、リアル展示会とオンライン展示会を同時に行う展示会になります。

リアル展示会とオンライン展示会のデメリットを補い、より多くの人にアプローチすることができるのがハイブリッド展示会です。

ハイブリッド展示会を行う際には、リアル展示会とオンライン展示会の費用を合わせた費用がかかると考えると良いでしょう。

6. 費用面でお悩みならオンライン展示会がおすすめ！オンライン展示会の3つのメリット

「5-2. オンライン展示会」でもご説明しましたが、オンライン展示会は費用の幅が大きく、自社の予算や希望に応じて展示会を行うことができます。

オンライン展示会のメリットは以下の3つです。

それでは、詳しくみていきましょう。

6-1. 展示会コストの削減

まず、リアル展示会では必要となるコストをオンライン展示会であれば、削減することが可能です。

削減できる費用として、主に以下の3つの費用があります。

このように、オンライン展示会は、さまざまな費用を削減することができるので、リアル展示会よりも費用を抑えることが可能です。

6-2. 商談率のアップが見込める

オンライン展示会は、オフラインの展示会と比べて「明確な目的意識を持って」訪れる方が多いです。

そのためリアル展示会よりも、商談率の高いビジネスマッチングが見込めます。

また、オンライン展示会のプラットフォームによっては、事前に商談の予約がとれることもあり、効率的に商談に繋げることができます。

6-3. 業務効率のアップ

オンライン展示会は、すべてインターネット上で行うのであらゆるデータを取得することができ、業務の効率がアップします。

例えば、リアル展示会では紙ベースとなる名刺も、オンライン展示会ではデータとして取り込むことができるので管理が楽になります。　

さらに、名刺がデータ化されることで、イベント終了後すぐにお礼メールを送ることができ、スムーズなフォローが可能です。

名刺交換をしなくてもオンライン展示会の参加者の情報は、全てデータとして残っています。

そのため、閲覧したコンテンツや滞在時間など参加者の行動が全てデータとして見える化され、その後の営業活動に役立てられます。

また、一回オンライン展示会をやればブースは残るので、さほど労力をかけず2回目以降も定期的に開催ができるでしょう。

7. まとめ

展示会に出展する際にかかる費用は、以下の通りです。

展示会の出展にかかる費用の相場は、70万～280万円と幅広いですが、これはブース製作費によってかかる費用が大きく変動します。

ブース製作費を削減することも可能ですが、削減しすぎるとチープ感が出て集客効果も期待できなくなってしまいます。

そうならないためにも以下のポイントを押さえて、ブース製作費を決める必要があります。

さらに、展示会の種類によっても費用が異なるので、費用や特徴を比較して展示会の種類も決めると良いでしょう。

また、展示会の費用を抑える方法もあるので、ぜひ参考にしてみてください。